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Qu’est-ce que la numérisation de documents ?
La numérisation de documents consiste à utiliser des scanners pour convertir des documents papier en images numériques. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises numérisent des documents pour réduire les coûts, augmenter la productivité et améliorer l’accès à leurs informations. Dans cet article, nous discutons de la numérisation et de ses avantages :
Pourquoi vous devriez numériser vos documents ?
Les principaux avantages de l’utilisation d’un service de numérisation de bureau sont l’efficacité et la rapidité. La plupart des bureaux ne disposent pas de scanners canon de pointe, car ils nécessitent beaucoup d’entretien et ont tendance à être plus chers que les scanners canon ordinaires. Cependant, l’utilisation de scanners de qualité basse peut provoquer le même résultat en plus d’une numérisation qui ne sera pas à la hauteur.
Économies
Le stockage et la gestion de documents papier sont coûteux, surtout si vous comptez sur des classeurs pour le stockage et la récupération de vos fichiers. Un classeur standard nécessite une partie importante de l’espace et donc un cout de stockage en plus. En plus de cela, vous devez prendre en compte le coût du temps que vous dépensiez pour rechercher et récupérer vos documents sans scanner. La numérisation de documents vous permet de stocker et de récupérer vos documents en ligne rapidement, à moindre cout et avec plus d’efficacité.
Partage d’informations
Les documents doivent être imprimés ou photocopiés afin que plusieurs personnes puissent les consulter en même temps. La numérisation de documents permet à vos informations d’être partagées numériquement pour une meilleure collaboration des employés et des temps de réponse des clients améliorés.
Gestion environnementale
La numérisation de documents grave à un scanner bureautique Fujitsu profite à la fois à votre entreprise et à l’environnement. En convertissant vos enregistrements papier en images numériques, vous utilisez moins de papier et d’encre d’imprimante toxique et réduisez les processus d’envoi qui augmentent votre empreinte carbone.
Comment améliorer votre gestion avec la numérisation de documents
Partout où des documents papier sont utilisés dans une entreprise, un logiciel de numérisation de documents convertira l’ensemble du processus en une procédure électronique répétable et précise. Les factures peuvent être numérisées à l’arrivée et acheminées numériquement et remis au destinataire par voie électronique. Les dossiers des clients peuvent également être convertis pour une recherche rapide et une récupération facile alors que les archives et les fichiers commerciaux peuvent être analysés et rendus plus facilement accessibles pour la recherche.