Louer une salle de réunion en plein Covid comment s’y prendre ?

Trouver une salle de réunion à louer en période de Covid

La première solution est de rechercher sur internet une salle de réunion disponible dans le secteur désiré. Si la visioconférence est souvent adaptée aux réunions, certaines nécessitent la présence des intervenants. La seule solution est donc de trouver une salle à louer et de pratiquer l’ensemble des préconisations sanitaires. Cette démarche n’est pas simple actuellement, car de nombreux hôtels et loueurs de salles refusent la location en cette période troublée.

Il est également important de vérifier, au moment de l’organisation de la réunion, que les autorités administratives autorisent bien la tenue de réunions dans un cadre professionnel en dehors des locaux de l’entreprise.

La sélection d’une salle en période de Covid

La sélection d’une salle de réunion en période de Covid doit être rigoureuse. En tout premier lieu, le locataire étudiera la surface de la pièce et ses moyens d’aération. Les recommandations étant de 8 m² par personne dans les magasins, le choix se portera vers une salle dotée d’un nombre suffisant de mètres carrés et d’ouvertures pour une aération régulière tout au long de la réunion.

Nombre de sociétés ou hôtels mettent à disposition des salles de réunion. Outre les photos qui doivent permettre de voir la surface de la salle, il ne faut pas hésiter à prendre contact avec le propriétaire afin de vérifier si l’offre de location est toujours d’actualité et quelles sont les mesures que ce dernier met en place et impose.

La préparation de la salle de réunion et Covid

Une fois la salle de réunion trouvée, l’organisateur va devoir mettre en place le protocole applicable aux établissements recevant du public.

Signalisation de l’entrée et de la sortie de la salle de réunion

L’entrée et la sortie de la salle doivent se faire par deux accès différents, signalés au sol ou matérialisés par un affichage ou du ruban de signalétique.

Installation tables et chaises et distanciation

Les participants doivent tous bénéficier d’une surface libre la plus vaste possible. Ainsi il est recommandé de placer les différents intervenants en quinconce autour de la table afin qu’aucun d’entre eux ne se retrouve face à face.

Désinfection du matériel

Le matériel utilisé pendant la réunion doit être au maximum individualisé. Ainsi on évitera de faire circuler un micro et le présentateur devra avoir la bonnette de son micro recouverte d’un film plastique de protection.

Chaque intervenant devra avoir son propre stylo, calculatrice ou matériel de travail sans qu’aucun échange ait lieu entre les participants.

Aucun partage de repas et de boisson

Les traditionnels repas partagés et apéritifs de fin de journée ne sont pas autorisés. Chaque participant apportera ainsi sa bouteille d’eau et son verre. Les hôtels ont interdiction de servir des repas durant cette période de Covid, sauf à leurs clients travailleurs et uniquement dans leurs chambres.

Port du masque obligatoire et gel hydroalcoolique

L’organisateur de la réunion veillera à ce que chaque participant ait son propre masque ou procèdera à une distribution de ceux-ci en cas d’oubli ou de non-conformité du masque.

Obligation de couvrir le nez et de se désinfecter les mains avec du gel hydroalcoolique mis à disposition. Le masque est obligatoirement changé au bout de 4 heures de réunion.

Aération de la salle de réunion

L’aération régulière de la salle de réunion est obligatoire au minimum 2 à 3 fois par jour durant 10 à 15 minutes. Cela a pour effet de diluer la présence de virus dans l’air. Cette aération est très largement appliquée dans les établissements scolaires.

Garder les distances entre les participants

Le dernier point important est de conserver une distance d’un mètre cinquante à deux mètres entre chaque participant.