Imaginer son nouveau bureau à l’heure du télétravail

Les raisons pour lesquelles les entreprises poursuivent en télétravail sont multiples : répondre aux attentes des collaborateurs, réaliser des économies en réduisant la taille des locaux, recruter des talents indépendamment de leur lieu d’habitation, etc. Mais peut-on vraiment faire rimer diminution des charges immobilières, meilleure Qualité de Vie au Travail (QVT) et flex-office ? Trop beau pour être vrai ? Pas du tout. On vous livre quelques clefs pour penser autrement votre avec Wojo, leader français des espaces de travail flexibles.

À quelle adresse implanter votre nouveau bureau ?

Télétravail ou pas, la localisation de l’entreprise est évidemment un enjeu de taille : cela n’a pas changé avec la crise. Ce qui diffère en revanche c’est la possibilité de ne plus chercher à regrouper tout le monde au même endroit. Mais au contraire de s’appuyer sur les besoins et aspirations de chacun pour construire une organisation de travail décentralisée. Comprenez une organisation souple, qui vous suit là où vous en avez besoin. Et conçue pour évoluer / s’adapter à l’activité de l’entreprise.

Ne plus raisonner avec un seul bureau et penser réseau d’espaces de travail

Pour bien choisir l’emplacement de ses nouveaux espaces de travail, il est possible désormais de réfléchir en termes de « réseau » de bureaux.

Où sont vos besoins ?

• sur la Presqu’île, parce que cela reste un quartier emblématique, idéal pour votre siège ;
• pour quelques mois à proximité de la gare TGV Part-Dieu parce que vous allez devoir prendre le train pour Paris régulièrement, car vous avez gagné un contrat ;
• à Villeurbanne car nombre de collaborateurs y habitent.

Des opérateurs de coworking comme Wojo, forts de 400 adresses partout en France, sont en mesure d’assembler pour les entreprises une véritable galaxie de bureaux, construite selon leurs besoins géographique :

• un gros marché gagné à Annemasse ? Prenez des bureaux là-bas.
• la durée de la mission a été surévaluée ? Résiliez. Etc.

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Évaluer la surface de vos futurs bureaux

Pourquoi continuer de payer un loyer fixe quand une partie de ses bureaux sont vides en raison du télétravail ? Il est certes complexe de réduire sa surface alors que l’on souhaite continuer de réunir la plupart de ses collaborateurs certains jours. En jeu : le sentiment d’appartenance, une bonne communication interne, et une culture d’entreprise bien ancrée.

Opter pour des contrats flexibles pour ne louer que la surface nécessaire

Pendant la crise, certaines entreprises « coincées » dans un bail 3-6-9 se sont retrouvées en péril alors qu’elles n’avaient plus l’utilité de leurs bureaux. Cependant, force est de reconnaitre qu’il reste complexe d’anticiper ses besoins et l’occupation précise de ses bureaux à l’avenir.
C’est la raison pour laquelle les contrats Wojo permettent de revoir le nombre de postes loués à la hausse comme à la baisse et sans pénalité. Une souplesse qui permet de rester serein dans tous les cas : forte croissance, coup dur ou encore saisonnalité de l’activité.

Mixer les différents types d’espaces de travail

Une autre astuce consiste à se tourner vers des espaces de travail flexibles qui réunissent à la même adresse bureaux privatifs, salles de réunion et coworkings. On ne loue ainsi que les postes de travail dont on a vraiment besoin, où et quand on en a besoin.

On peut par exemple :

1. louer un petit nombre de postes en bureaux privatifs au sein du somptueux Wojo Grand Hôtel-Dieu. L’estimation du besoin se fait avec les experts Wojo qui prennent tous les paramètres et contraintes de l’entreprise en compte. Ce peut être par exemple à partir « des effectifs qui ne peuvent pas télétravailler, + 50% des effectifs nomades »,
2. réserver des salles de réunion complémentaires (à la journée, ou plus), lorsque l’on souhaite réunir tous ses effectifs, par exemple,
3. compter sur les espaces de coworking en cas d’imprévu, ou simplement pour travailler à proximité de son domicile.

Et puisque tout est fait pour rester flexible, il n’y a plus de limite : cela fonctionne, c’est parfait. Ce n’est pas concluant, on cherche une autre solution, ou on revient à une organisation plus traditionnelle.

Estimer le coût pour de ses futurs bureaux flexibles ?

On a tendance à penser que ce qui est disponible à la carte est forcément plus cher. Ce n’est pas le cas ici, si l’on choisit bien son opérateur d’espace de coworking : attention à s’appuyer sur un opérateur qui dispose d’un réseau conséquent d’espaces de travail. Car ce sont la mutualisation des infrastructures et des services qui vont permettre de proposer des coûts attractifs, sans compromettre la qualité de la prestation,

En outre, rejoindre un réseau d’espaces de coworking permet aussi de bénéficier de nombreux services inclus, qui seraient trop onéreux à déployer dans vos propres locaux. Mais que vos collaborateurs et / ou visiteurs occasionnels ne manqueront pas d’apprécier : bar/ restauration, salle de sport et services bien-être, afterworks, animations business, etc.

Chez Wojo, des conseillers étudient attentivement les besoins exprimés pour élaborer une organisation et un contrat adapté (et flexible). Ils seront aussi en mesure d’acculturer les collaborateurs aux bons usages et répondre à leurs demandes : l’ambition est d’apporter une solution concrète puis d’accompagner l’entreprise dans la durée. Ainsi, si la priorité n°1 est de réduire les coûts, la solution proposée s’appuiera sur la force du réseau pour conjuguer bureaux, coworking et salles de réunion, potentiellement dans des zones où la pression immobilière est moins élevée et donc les tarifs plus bas…

Par où commencer pour réfléchir à une telle organisation ?

Le plus simple sera de se rapprocher de professionnels pour parler de sa situation et ses attentes, de visiter et/ou de tester.
Chez Wojo, les experts aiment dire qu’ils proposent à leurs clients de penser leur semaine idéale au travail en s’affranchissant de toute contrainte géographique ! Ensuite on voit ce qui est possible. Pour cela, prenez contact avec eux et demandez-leur de vous faire une proposition gratuite !

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