La boite de domiciliation : pour recevoir son courrier n’importe où, n’importe quand

Toutefois, il est nécessaire de prendre en considération quelques paramètres avant de sélectionner une boite de domiciliation. Il est important d’orienter le choix en fonction des réels besoins de l’intéressé, de la qualité de l’adresse choisie, du tarif, de diverses autres conditions, et il faut surtout déterminer si le recours à des services additionnels serait un atout considérable. Nous allons donc éclaircir un par un ces différents points dans cet article.

1- La définition générale et la véritable utilité d’une boite de domiciliation

• Les éléments caractérisant une boite de domiciliation

D’une manière générale, la boite de domiciliation est une sorte de boite aux lettres, attribuée personnellement à son utilisateur, permettant à ce dernier de recevoir ou de réceptionner du courrier à une adresse outre celle de leur domicile ou de celle de leur entreprise. Il s’agit d’une alternative très intéressante pour les personnes ne possédant pas une adresse fixe, ou ne voulant pas dévoiler leur adresse au grand public. Cette boite de domiciliation s’obtient par l’intermédiaire d’une agence ou une société experte en domiciliation d’entreprises, à travers un système de location. En bref, sa réelle utilité est la réception de courrier à une adresse prédéfinie, afin de la donner à l’administration ou aux proches comme adresse postale, mais elle sera aussi indispensable pour immatriculer une entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS). Notons par ailleurs qu’elle n’est pas uniquement dédiée aux entreprises, elle peut tout aussi bien être utilisée par des particuliers.

• Étude comparative sur les caractéristiques d’une boite de domiciliation par rapport à une boite postale classique Le fait de confondre ces deux notions est une chose très courante. Certes, ils ont des caractéristiques communes (notamment sur l’obtention d’une adresse postale), mais se différencient néanmoins par divers éléments non négligeables.

En premier lieu, il est à noter que l’organisme de délivrance de ces deux types de boites n’est pas le même. En effet, une boite postale ne peut être fournie qu’auprès de la Poste (on parle alors d’une boite aux lettres personnelle, physique et inscrite dans un bureau de la poste), alors qu’une boite de domiciliation s’obtient par diverses entités autorisées à fournir ce genre de service. On parle essentiellement des centres d’affaires, parfois des espaces de coworking, et plus particulièrement des sociétés de domiciliation. Il est important de s’assurer que ces organismes sont détenteurs d’un agrément préfectoral.

Ainsi, en termes de flexibilité, les lettres ne pourront être récupérées qu’aux horaires d’ouverture de la poste pour le cas d’une boite postale, alors qu’au contraire de cela, le courrier pourra être consulté à tout moment pour le cas d’une boite de domiciliation. De plus, on peut aussi remarquer un souci de disponibilité pour une simple boite aux lettres. En effet, il se peut que le bureau de poste concerné ne puisse plus avoir de boite disponible, alors que choisir n’importe quel bureau de poste n’est pas faisable. Ce qui n’est pas le cas pour une boite de domiciliation, à travers laquelle le souscripteur peut s’installer dans une ville, tout en ayant une boite de domiciliation dans une autre. En outre, il sera impossible d’obtenir une adresse de siège social par l’intermédiaire d’une boite postale, cette dernière servira uniquement à réceptionner du courrier. En revanche, cela est tout à fait possible pour le cas d’une boite de domiciliation (par la conclusion d’un contrat de domiciliation commerciale avec le domiciliataire).

2- Une guide pratique pour le choix d’une boite de domiciliation adaptée

Afin d’adapter au mieux une boite de domiciliation en fonction des réels besoins d’une entreprise ou d’un particulier, il faudra prendre en compte divers critères de choix.

• Si le souscripteur est une entreprise

Dans ce cas précis, l’entreprise en question fera le choix d’une boite de domiciliation pour recevoir du courrier, mais elle pourra également solliciter d’autres services de la part de la société de domiciliation. Il s’agira d’une adresse administrative et fiscale, un bureau virtuel en guise de siège social. Alors pour faire le bon choix, il faudra comparer les prix proposés par plusieurs domiciliataires connus, identifier clairement les besoins de l’entreprise pour l’exploitation de l’activité (choisir uniquement le strict nécessaire en matière de services complémentaires pour la réalisation des autres tâches quotidiennes), mais surtout porter une attention particulière au délai de l’engagement et aux dispositions contractuelles (la durée de l’engagement qui est de trois mois minimum, les frais cachés, les caractéristiques du local par exemple, etc.). Pour la qualité de l’adresse par exemple, l’entrepreneur doit savoir s’il veut une adresse prestigieuse ou pas (même si dans la majorité des cas, toutes les adresses proposées se situeront dans des endroits renommés), ou s’il souhaite prendre une adresse de domiciliation plus proche de son domicile ou plus proche du lieu d’exploitation de son activité entrepreneuriale.

Par ailleurs, sur le plan tarifaire, il faut tenir compte du prestige de l’adresse, de la réputation de l’agence de domiciliation choisie (si cette dernière est déjà présente sur le marché depuis longtemps, il se peut que sa fourchette de prix soit plus conséquente que la moyenne), mais également des services annexes qui pourront faire grimper le prix final (la réexpédition du courrier ou leur numérisation, la location de bureaux équipés pour les réunions, un service de secrétariat pour la permanence téléphonique, etc.).

• Si le souscripteur est un particulier

On ne remarque pas trop de différences pour les critères de choix d’une boite de domiciliation pour le cas d’un particulier, si l’on compare à ceux d’une entreprise. Cependant, il est important de savoir que le réel intérêt d’un particulier à avoir recours à ce type de pratique est essentiellement lié à l’absence d’une adresse postale fixe à fournir (il s’agit régulièrement des expatriés, ou des personnes possédant plusieurs logements éparpillés partout en France ou ailleurs, ou de simples particuliers qui désirent avoir une boite aux lettres virtuelle, discrète).

À l’instar des entreprises, les particuliers ont également la possibilité de recourir aux services d’une agence de domiciliation, tout simplement pour avoir une adresse connue en raison d’une activité professionnelle par exemple. Ainsi, pour faire le bon choix, il suffit également d’étudier les services qui pourront parfaitement adaptés à cette activité.