L’automatisation de la gestion des dépenses professionnelles : un enjeu majeur pour les entreprises

L’erreur humaine dans les services financiers peut couter cher à l’entreprise. L’automatisation va concerner les tâches répétitives à faible valeur ajoutée et évite en conséquence toutes erreurs liées à un manque de concentration. De plus, la digitalisation permet de simplifier les process métiers pour plus d’efficacité dans la gestion des tâches quotidiennes.

La gestion traditionnelle des dépenses professionnelles, une perte de temps ?

Les services comptables passeraient environ 30 à 40% de leurs temps à faire la saisie manuelle des factures. La digitalisation de ces process permet de gagner du temps et de l’argent. Les flux numériques automatisées réduisent le nombre de transactions réalisées manuellement. S’ajoute à cela un gain énorme de productivité ainsi que des données fiables et sécurisées.

Pour accompagner sa croissance, une entreprise se doit d’avoir un contrôle rigoureux de ces process en termes de dépenses professionnelles. Les erreurs cumulées peuvent lui couter très cher. Pour faire face à une potentielle contre-productivité, il est essentiel de se munir des outils adéquats pour gérer au mieux les dépenses professionnelles.

Les dépenses professionnelles sont traduites par des notes de frais ! Une note de frais est un document réunissant les dépenses qu’un employé a engagé et qui lui permet de recevoir un remboursement. La note de frais est accompagnée de justificatifs sans quoi les dépenses ne peuvent être validées et, par conséquent, non remboursées.

Il est extrêmement difficile pour les services comptables de rassembler toutes les notes de frais remises par les collaborateurs. De plus, ils sont tenus de vérifier la concordance entre les justificatifs et les dépenses déclarées. Un process chronophage et fastidieux !

L’automatisation des dépenses professionnelles : un choix gagnant !

De plus en plus d’entreprises ont recours à la digitalisation de la gestion des dépenses professionnelles. Utiliser un logiciel de gestion est devenu une nécessité, surtout si l’entreprise est en pleine croissance ! Simples d’utilisation et intuitifs, ces outils facilitent grandement la gestion des dépenses professionnelles.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des dépenses professionnelles ?

• • Le gain de temps : fini les heures perdues dans la saisie manuelle des factures et notes de frais. Toutes les dépenses sont systématiquement centralisées dans l’outil.
  • La rationalisation des dépenses : le suivi des dépenses en temps réel est un réel avantage pour les services financiers. Comme toutes les dépenses sont centralisées dans une seule plateforme, les reporting émis par l’outil sont détaillés et permettent une visibilité globale sur la politique de dépense de l’entreprise.
  • La fiabilité des informations renseignées : en utilisant un outil de gestion des dépenses professionnelles, le risque d’erreur, d’oubli et de fraude est très minime !
  • Le remboursement rapide : l’automatisation du process permet le traitement rapide des notes de frais et donc un délai de remboursement beaucoup plus rapide.

Le fonctionnement d’un logiciel de dépenses professionnelles est très facile. En effet, avec une seule photo prise avec un smartphone (OCR ou reconnaissance optique des caractères) ou un transfert de facture via email, la dépense est automatiquement renseignée. Avec un système se basant sur l’intelligence artificielle et le machine learning, le logiciel apprend “vos habitudes” au fur et à mesure qu’il est utilisé. Autrement dit : il prend en compte les spécificités de gestion propre à votre politique de dépense !

Un logiciel de gestion c’est bien, une carte de paiement professionnelle c’est encore mieux !

Certaines fintechs proposent les cartes de paiement professionnelles en complément d’un logiciel de gestion des dépenses. Ces cartes permettent d’avoir un contrôle total des budgets, de responsabiliser les collaborateurs et d’éviter que ces derniers n’avancent des frais.

Retrouvez des conseils pour bien choisir une carte de paiement professionnelle pour vos collaborateurs.

Avec une carte de paiement, les managers peuvent définir les plafonds de dépenses, les jours ainsi que les heures d’utilisation. Il est également possible d’ajuster le type des dépenses mais également les marchands autorisés. Le contrôle des dépenses est donc granulaire, aucune dépense n’est laissée au hasard !

Les cartes de paiement professionnelles sont nominatives, une excellente manière de supprimer les fraudes au sein de son entreprise ! En cas de perte, de vol ou de transaction frauduleuse, la carte peut être bloquée instantanément.

Connectée à un logiciel de gestion des dépenses, elles assurent une automatisation et une traçabilité de bout en bout de toutes les dépenses engagées par vos collaborateurs !