Organiser son séminaire en Rhône-Alpes

Préparer son colloque d’entreprise, c’est cibler ses impératifs

Le choix du lieu est-il un impératif prioritaire ?

Dans la définition de ses besoins, le choix d’un lieu de conférence, de séminaire ou de colloque, dépend de trois facteurs clés :

1. le public que l’on souhaite faire venir ;

2. l’importance que l’on souhaite donner à l’événement ;

3. l’objectif de la manifestation.

En termes de lieux de réception, l’offre est grande, originale et majestueuse. Le risque de se fourvoyer est grand. Il est facile de succomber à de séduisants et originaux concepts. Mais attention qu’ils n’occultent pas les problématiques évidentes d’accessibilité si vos participants se rendent sur place par leur propres moyens, ou de capacité d’hébergement s’il leur est nécessaire de rester sur place. Ces discordances auront vite fait d’effacer la plus belle des mises en scènes …

Qui sont mes participants et quelles sont leurs attentes ?

Dans l’entreprise, les publics visés sont de natures différentes. La direction générale, bien souvent le service qui donne le ton et les grandes lignes de la manifestation ; le service organisateur qui peut être celui qui va animer le séminaire et enfin, les participants. Chacun de ces publics expriment des attentes différentes face à cet événement. La mise en place de cet événement se doit d’apporter une réponse à toutes ces demandes.

Quelle importance dois-je donner à mon meeting ?

La réponse est souvent rationnelle et radicale. Elle dépend du budget ! Même si cette manifestation est un événement annuel ou ne prend forme que tous les deux ans, c’est son caractère exceptionnel qui lui donne de l’importance. Mais la dimension « mémorable » que vous souhaitez inculquer à votre manifestation fera l’objet de prestations aux coûts très variables.

Quel objectif à fixer à cet événement ?

Par le passé, ces moments organisés en séances plénières poursuivaient des objectifs d’information descendante, solennelle et formelle, d’un message du sommet vers la base.

La raison d’être ce type d’événement d’aujourd’hui est de servir la Communication de l’entreprise. Sous toutes ses formes, au service d’un message précis qui est le thème même de la manifestation.

Par l’interactivité des conférences (questions réponses), des moments d’échanges (ateliers de travail) de temps d’activités et de jeux communs (dans le cadre d’incentive), etc. Les conditions volontairement moins formelles et plus ludiques ne portent aucun préjudice au message. Au contraire, elles garantissent une meilleure disponibilité et réceptivité des participants.

C’est la raison pour laquelle les lieux de réceptions professionnels proposent à leur carte, en plus des équipements nécessaires aux séances de travail, des infrastructures de loisirs intégrées (espace bien-être, fitness, spa, …) comme l’ensemble des loisirs de proximité (parcours de jogging, parcs, boutiques, patrimoine, etc) liés à leur situations ou à leur cadre.

Bien préparer son séminaire, c’est se poser les bonnes questions

Où ?

En premier lieu, le choix de la situation est fondamentale pour des raisons évidentes d’acheminement. Même si le transport vers le lieu peut être à lui seul, une attraction. Ce choix ne pourra faire abstraction des publics, de leur nature, de leur provenance. La région Rhône-Alpes, centrale et au carrefour des autoroutes, est une région de prédilection pour disposer d’un éventail sans pareils de possibilités. Changer de région est une garantie de dépaysement, de détachement et de disponibilité. Attention cependant de valider la qualité des voies et des moyens d’accès, quelques soient les conditions, la période, etc.

Quel positionnement ?

Parce que le lieu idéal pour les séminaires n’existent pas, il est l’affaire de compromis et la résultante des besoins (des publics, de l’importance et de l’objectif). Votre choix se portera sur des lieux tels que les salles de réunions de centre d’affaires(pour moins de 50 personnes), les centres de congrès et grands hôtels (de 100 à 1000 personnes), les hôtels restaurants, lieux pour événements, résidences de tourisme, Golfs, châteaux, domaines et demeures, monuments, bateaux et péniches…

Quelle capacité d’hébergement ?

Quand l’événement d’entreprise prend forme en dehors de ses locaux, il est préférable que l’ensemble de la manifestation prenne place en un même lieu. Pour des raisons d’organisation, de bon déroulement, d’efficacité. Même pour une action ne mobilisant les participants qu’une journée, il est préférable d’anticiper pour mobiliser une partie de la capacité d’hébergement du lieu. Chambres, simples, doubles, appartements, chalets, suites. A chaque de lieu, ses accommodations.

Quel restauration ? Menu, carte, repas d’affaires ou plateau repas ?

La restauration est essentielle à la réussite de l’événement et ne peut être négligée. Pour certains publics, elle peut transformer l’événement le plus anodin en un souvenir inénarrable ou a contrario, un mémorable cauchemar.

Beaucoup de lieux définissent leur cuisines (traditionnelle, nouvelle, régionale, du terroir, bio, produit frais, etc) et font part de leur spécialités. Les menus groupes, cartes et repas d’affaires sont proposées systématiquement et seront proposés en salles, terrasses, piano bar ambiance lounge …

Equipements ? Loisirs intégrés ou à proximité ?

En termes d’équipement, l’offre est souvent exhaustive (paperboard, retroprojecteur, videoprojecteur, écrans, estrades, sonorisations, connexion wireless wifi, etc) chez tous les professionnels de la convention d’entreprise.

Parce que la tendance est à la mixité des trois tiers (1/3 culturel, 1/3 convivialité, 1/3 découverte) beaucoup de lieux de réceptions s’inscrivent dans une logique de thématiques en fonction d’événements culturels qui se déroulent en saison, autour de la musique ou du cinéma (festival du film fantastique d’Avoriaz, Jazz à Vienne, etc ).

Ces thématiques sont poursuivies en interne des lieux de réception et sont l’occasion du divertissement, du loisir de proximité, en plus de tous les équipements sportifs que peut proposer un cadre montagnard par exemple.

Choisir son lieu de réception en Rhône-Alpes, Bourgogne ou Sud Méditéranée

Séminaire Business Events recense dans son Guide, tous les acteurs de l’événementiel, de l’incentive et du tourisme d’affaire. Vous proposer toujours plus de lieux pour vos événements, des nouveautés et faciliter la recherche du prestataire idéal reste l’objectif premier.

C’est de vous permettre de trouver encore et toujours la meilleur solution pour votre réunion qu’il s’agit dans cet outil pratique. Pensé à la fois pour les entreprises à la recherche d’un lieu de réception de qualité ; pour tous les organisateurs et agences événementielles ; tous les budgets et toutes les sortes de manifestation, les plus atypiques…

Y compris la votre.