Frais de transport domicile-lieu de travail des salariés : qui paye quoi ? [Dossier II/II : le régime facultatif]

Sommaire et accès rapide

[Partie I]

• Le régime obligatoire
• Les conditions
• Le taux de prise en charge 

[Partie II]

• Le régime facultatif
• Les frais concernés
• Les montants

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La prise en charge facultative des frais de transport personnels du salarié

Les frais concernés

Selon l’article L. 3261-3 du Code du travail, il est possible pour l’employeur de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant dépensé par les salariés pour se rendre de leur résidence habituelle à leur lieu de travail si :

• Cette résidence habituelle ou si le lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et dans un périmètre de transports urbains défini par l’article 27 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs ;
• Ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.

L’administration admet, en outre, que cette prise en charge puisse intervenir lorsque le trajet en question n’est pas desservi par les transports en commun.

Au contraire, ne peuvent être pris en charge les dépenses de carburant du salarié si :

• Celui-ci bénéficie d’un véhicule de fonction mis à disposition de manière permanente par l’employeur avec prise en charge par ce dernier des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique du véhicule ;
• Celui-ci est réside tellement près de son lieu de travail que son trajet ne nécessite aucune dépense de transport pour se rendre à son travail ;
• Celui-ci bénéficie d’un transport assuré gratuitement par l’employeur : c’est l’hypothèse du « ramassage » (C. trav. art. R 3261-12)

Dans la même logique, l’employeur a la possibilité prendre en charge les frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques ou hybrides rechargeables et permettre la recharge de ces véhicules sur le lieu de travail.

Le texte précise que le bénéfice de cette prise en charge ne peut pas être cumulé avec celle prévue à l’article L. 3261-2 citée ci-dessus.

Précisons que la loi relative à la transition énergétique pour la croissance verte a introduit, depuis le 1er juillet 2015, une prise en charge par l’employeur, sous forme du versement d’une indemnité kilométrique, des trajets domicile-lieu de travail effectués à vélo (Loi n°2015-992 du 17 août 2015).

Cette « indemnité kilométrique vélo » est prévue par l’article L. 3261-3-1 du Code du travail.
L’indemnité kilométrique vélo peut se cumuler avec le remboursement obligatoire des frais d’abonnement aux transports collectifs et avec le remboursement de l’abonnement de transport lorsque le trajet à vélo permet de rejoindre une gare ou une station ou lorsque le salarié réside hors du périmètre de transport urbain (C. trav. art. L. 3261-3-1, al. 2).

Les montants

Les modalités de remboursement de la part facultative de la prise en charge sont fixées librement par les parties à l’accord d’entreprise s’il en existe un ou, à défaut, par l’employeur.

En cas de changement des modalités de remboursement des frais de carburant ou d’alimentation électrique d’un véhicule, l’employeur doit avertir les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement (C. trav. art. R. 3261-13).

Quant à l’indemnité kilométrique vélo, elle s’établit actuellement à 0.25 € par kilomètre parcouru. (C. trav. art. D. 3261-15-1).

Cette indemnité est exonérée de cotisations, de CSG, CRDS et d’impôt sur le revenu dans la double limite suivante (CSS art. L. 131-4-1 ; CGI art. 81, 19 ° ter, b) :

• elle ne doit pas dépasser 0,25 €/km ;
• les exonérations sont limitées à 200 €/an et par salarié (la limite incluant la prise en charge par l’employeur des frais de carburant ou des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques).

Il paraît, bien sûr, évident qu’une telle indemnité kilométrique vélo vise à inciter les salariés à utiliser ce mode de déplacement intitulé « doux » par nos députés, qui ne doivent pas beaucoup le pratiquer pour ainsi le qualifier …

Sophie BERLIOZ, +33 612 19 14 32
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Consultante Juridique – Enjeux & Solutions