Frais professionnels

= Professionals Charges

Les frais professionnels s’entendent des dépenses, justifiées, engagées par un salarié, dans l’exercice de ses fonctions et selon la politique de l’entreprise, pour lesquelles il pourra lui réclamer le remboursement exemple les Indemnités kilométriques et autres frais de transport liés aux voyages d’affaires, repas d’affaire, frais d’hébergement, etc.

Ces remboursements doivent être dûment justifiés tant sur le fond que la forme (ex : attention au n° de facture et à la TVA) Ils ne sont pas soumis aux charges sociales et fiscales car ce ne sont pas des revenus mais la contrepartie d’une dépense qui incombe à l’entreprise.

Les notes de frais s’entendent tant de l’ancienne appellation des justificatifs de dépenses en frais professionnels que du processus périodique de remboursement demandé à l’entreprise.

Certaines entités mettent à disposition de leurs collaborateurs des cartes affaires tant pour des raisons de sécurité que de facilité de gestion. Ces cartes peuvent être limitées à certaines prestations (Carburant, péage autoroute, téléphone …) ou offrir plus de possibilités. La carte affaires optimise aussi la gestion des frais professionnels. Par exemple, elle permet le traitement des nombreuses données liées à chaque dépense, qu’elle soit personnelle ou professionnelle, budgétée ou non.

Avec l’avènement d’Internet les réservations et paiement de nombreux transports de personnes et de marchandises se dématérialisent. Ce qui favorise une gestion plus efficiente permettant aussi une meilleure sélection des fournisseurs et autres intermédiaires sollicités y compris ceux qui fournissent les cartes !

Parfois les dépenses sont prévisibles, notamment dans le cadre d’une mission, ce qui peut donner lieu à des avances qui peuvent être évaluées selon différentes formules (ex : Per diem). Dans ce cas certains mettent en place un processus appelé « Ordre de mission » qui permettra de prendre en compte tous les frais et autres débours. Ce qui souvent sert à la refacturation interne, celle d’un partenaire ou client.

Enfin, il est prudent de consulter les barèmes officiels émis par les services fiscaux de l’Etat pour calculer les remboursements et autres indemnités. En effet tout dépassement pourrait être re-qualifié par le fisc en revenus. (voir les différents sites).

Avec les mesures réglementaires toujours plus contraignantes, les impératifs de transparence et de performance d’entreprises, de nouveaux concepts et outils de gestion se sont développés. Ils prennent en compte les aspects comptables, fiscaux, d’analyse financière et du décisionnel, en automatisant un maximum de tâches de la saisie (largement réduite surtout depuis la dématérialisation) jusqu’à l’analyse budgétaire la plus fine (ex : par collaborateur, type de dépense, fournisseur, budget, etc.).

Voir aussi

Indemnités kilométriques ; Ordre de mission ; Per diem ; Repas d’affaires ; Véhicule professionnel ;  Dématérialisation de facture ; TVTS-TDVM ;