Maintien du télétravail pour les salariés : les entreprises peuvent-elles prendre en charge les frais de box internet ?

Dans le contexte du coronavirus, le gouvernement français a vivement incité les entreprises à autoriser leurs salariés à télétravailler quand le secteur d’activité et les fonctions de chacun le permettaient.

Si les entreprises peuvent parfois prendre en charge les frais de déplacement de leurs collaborateurs, une question s’est naturellement soulevée au cours de cette période exceptionnelle.

Les entreprises peuvent-elles et doivent-elles prendre en charge les frais de box internet de leurs salariés ou toute autre charge pouvant survenir dans le cadre du travail à domicile ?

Une législation floue pour les entreprises

Il est tout naturel qu’une entreprise mette tout le matériel et tous les services nécessaires à dispositions de ses salariés. Principalement afin que ces derniers soient dans les meilleures conditions pour travailler.

Si c’est le cas dans les locaux de l’entreprise, cette disposition tient également pour le salarié en télétravail, et ce malgré une législation et des directives peu claires, voire contradictoires.

Le « Guide du télétravail », proposé par le Ministère du Travail peu après l’annonce du gouvernement incitant les entreprises à mettre leurs salariés en télétravail, a effectivement soulevé une question qui semblait être déjà solutionnée.

Ce guide indique que « l’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail« .

Si, en 2017, la question trouvait réponse dans le Code du travail, ce n’est donc désormais plus le cas. Un article dudit code prévoyait que l’employeur prenne en charge les éventuels coûts engendrés par le télétravail d’un salarié, cet article a depuis été supprimé.

Un possible remboursement forfaitaire pour une box internet

Désormais, les conventions collectives et le bon-vouloir de l’employeur sont censés régir les éventuels remboursements des frais provoqués par le télétravail d’un salarié.

Toutefois, si aucune convention collective ou aucun accord négocié par le syndicat des employés n’est en place, l’entreprise peut tout de même verser une allocation forfaitaire à ses salariés.

De plus, les salariés peuvent également convenir d’un accord avec leur employeur pouvant être formalisé par tous les moyens légaux possibles.

Cette allocation, exonérée de cotisations sociales, permet de prendre en charge l’ensemble des éventuels frais engendrés par le télétravail.

La prise en charge est néanmoins encadrée et ne peut par conséquent pas dépasser 10€ par mois pour un jour de télétravail effectué par semaine.

Un salarié souhaitant bénéficier de la prise en charge de sa box internet par son employeur et ayant travaillé 5 jours par semaine peut obtenir un remboursement maximal de 50€ par mois. Cela représente alors 2,50€ par jour de télétravail effectué.

Un remboursement forfaitaire déductible des cotisations sociales

Dans la mesure où un abonnement coûte en moyenne entre 15 et 50€ par mois pour les box internet les plus onéreuses, il semblerait que ces 50€ par mois pour un temps complet en télétravail soit amplement suffisants.

Comme le précise MaPetiteBox, le remboursement s’applique aussi bien pour une box internet que pour toutes les autres dépenses effectuées dans le cadre des activités de l’entreprise.

La procédure s’applique donc aussi bien pour un forfait mobile par exemple. Certains salariés n’ayant pas une bonne connexion internet à leur domicile peuvent ainsi opter pour un forfait mobile 4G et avoir recours au partage de connexion.

Le site de l’URSSAF indique précisément que les frais de connexion téléphonique ou de connexion à Internet peuvent être remboursés par l’employeur par le biais de cette allocation forfaitaire.

Pour bénéficier d’une exonération des cotisations sur le remboursement de sa box internet, comme évoqué précédemment, il est nécessaire de présenter un justificatif des frais engagés par le salarié.

Si les frais dépassent ce maximum de 50€ par mois, l’employeur doit fournir une facture détaillée à l’URSSAF s’il souhaite être exonéré de cotisations sociales, quelle que soit la source des charges.

Dans le cas d’un abonnement à internet, la justification des frais engendrés doit se faire grâce à la facture du fournisseur d’accès à Internet.