Optimiser la gestion de la flotte grâce à la géolocalisation

Grâce à la géolocalisation, vous pouvez suivre en temps réel tous les véhicules de l’entreprise. Une source d’économies et de performance désormais accessible à tous mais qui reste strictement encadrée.

Avec la simplification des services et l’émergence des réseaux haut débit mobile, les solutions de géolocalisation sont aujourd’hui à la portée de toutes les entreprises. Quelle que soit leur taille et la nature de leur flotte : véhicules de chantier, bennes à ordure ou véhicules commerciaux… Il est ainsi désormais possible de tout savoir en temps réel sur le trajet effectué :

l’itinéraire,

les km effectués,

l’heure de départ et d’arrivée,

mais aussi de la vitesse des véhicules routiers…

Une véritable manne de données qui bien exploitée permet d’optimiser les tournées, de réduire les coûts en carburant et en hommes, d’améliorer la gestion des contrats de location et l’entretien des véhicules. Avec, à la clé, de substantielles économies sur un des principaux postes de dépenses pour la plupart des entreprises.

Alors, faut-il se lancer et, si oui, comment ? La réponse dépend de plusieurs facteurs qui diffèrent d’une entreprise à l’autre. Chacune doit d’abord évaluer la réalité des bénéfices attendus. Ceux-ci dépendent principalement de la taille de la flotte de l’entreprise.

En-deçà d’un certain nombre de véhicules, les économies en carburant et les possibilités d’optimisation des tournées seront limitées et n’en vaudront peut-être pas la chandelle au regard du coût de mise en œuvre. Ce coût, lui-même, varie selon que l’on opte pour la location ou pour l’acquisition mais aussi selon le choix de la technologie. Schématiquement, il est en effet possible d’opter pour le suivi des véhicule embarquant des boitiers GPS ou celui des conducteurs grâce à la carte SIM de leur portable. La première option est plus onéreuse que la seconde mais elle permet une plus grande précision et une couverture internationale.

Enfin, chaque entreprise doit se poser la question des moyens qu’elle pourra consacrer à la gestion du système. Il ne suffit pas en effet de pouvoir recueillir les informations. Pour vraiment profiter de la technologie, il faut disposer d’hommes et d’outils qui permettront d’exploiter ces données.

Quelle que soit la technologie choisie, achetée ou louée…, si vous décidez de vous lancer, il vous faudra vous conformer à de nombreuses règles. La mise en œuvre d’une technologie susceptible de dégénérer en un contrôle permanent des salariés est, en effet, strictement encadrée par la Cnil.

Avant même la mise en œuvre, il faut tout d’abord consulter les instances représentatives du personnel (IRP) et informer individuellement les employés concernés (finalité, données traitées, durée de conservation, destinataires, droits d’accès, de rectification et d’opposition).

Vous devrez ensuite déclarer la mise en œuvre de la géolocalisation auprès de la CNIL. Si elle est conforme à aux prescriptions de la norme simplifiée n° 51 du 16 mars 2006, il est possible de se contenter d’une déclaration en ligne de conformité. Sinon, il faudra adresser une « déclaration normale » à la CNIL, sauf désignation d’un correspondant informatique et libertés -dans ce cas, vous êtes dispensé de déclaration-. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la cnil.fr.

Une fois mise en œuvre, la géolocalisation reste soumise à certaines préconisations de la Cnil. Comme par exemple la désactivation du système embarqué dans les véhicules de fonction des employés en dehors des horaires de travail.

Plus globalement, ces systèmes ne doivent être mis en œuvre que dans certaines finalités : la sécurité, l’optimisation, le suivi et la facturation et même le suivi du temps de travail s’il ne peut pas être réalisé par d’autres moyens. En particulier, le recours à la géolocalisation n’est pas justifié lorsqu’un employé dispose d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements (visiteurs médicaux, VRP, etc.). Ni quand l’employé agit dans le cadre du mandat électif ou syndical dont il est investi…

Enfin, la Cnil encadre la nature des informations collectées – qui ne doit pas concerner les éventuels dépassements des limitations de vitesse, l’accès aux données – qui doit être réservé aux personnes habilitées- et la durée de conservation des données – en principe pas plus de deux mois.