Assistant administratif : un poste clé dans l’entreprise

Les missions de l’assistant administratif

L’assistance administrative est l’un des postes les plus importants au sein d’une société. La personne qui occupe ce poste est amenée à effectuer de nombreuses tâches dans l’entreprise. Ces différentes tâches sont indispensables pour le bon fonctionnement de cette dernière. Voici les missions que peut avoir le spécialiste responsable de l’assistance administrative au sein d’une entreprise.

L’accueil des visiteurs de l’entreprise

L’assistant administratif peut jouer le rôle de réceptionniste. En effet, il est chargé d’accueillir les visiteurs, les clients, les fournisseurs et les partenaires de l’entreprise. Il doit pouvoir les conduire auprès de la personne qu’ils sont venus voir. Il doit donc s’assurer de la satisfaction de ces derniers. Il est aussi tenu de prendre note des messages laissés par les visiteurs.

De plus, l’assistant administratif doit organiser les rendez-vous entre les membres de l’entreprise et les personnes extérieures. Il doit savoir comment accueillir la clientèle, orienter les personnes selon leurs demandes et organiser des rencontres.

La gestion administrative du courrier

L’un des rôles de l’assistant administratif est de s’occuper du courrier. En effet, il doit réceptionner tous les courriers de l’entreprise. Il doit s’assurer qu’ils sont bien triés, affranchis et enregistrés dans les bases de données. Il faut aussi que l’assistant administratif soit capable de préparer et d’envoyer les courriers de l’entreprise.

Le spécialiste en assistance administrative est amené à gérer aussi bien les courriers physiques que les e-mails. Il doit donc savoir bien rédiger et envoyer un courrier électronique. De plus, il doit faire le lien entre ses supérieurs et les mails qui leur sont parfois adressés sur la boîte mail principale de l’entreprise.

La gestion de dossiers

L’assistant administratif a pour mission de gérer les différents dossiers et documents d’une entreprise. Il s’occupe de les trier et de les ranger dans un ordre précis. Il peut être amené à archiver les dossiers de la société, jouant ainsi le rôle d’archiviste.

L’assistant administratif est tenu de savoir rédiger différents types de documents. De cette manière, il pourra écrire, mettre en forme et imprimer les documents de la société. Ces derniers sont souvent juridiques, comme les contrats, les procès-verbaux et les jugements.

La gestion des fonds d’une entreprise

Parmi les différentes tâches de l’assistant administratif, on retrouve la gestion des fonds de la société. En effet, celui-ci est tenu de faire l’inventaire des produits disponibles pour connaître l’état du stock de l’entreprise. Il pourra ainsi évaluer les besoins de l’entreprise en termes d’approvisionnement.

L’assistant administratif doit savoir à quel moment l’entreprise doit se ravitailler en marchandises. Il sait également quelles sont les commandes à passer. Il doit donc avoir des compétences en termes de gestion de stocks.

La tenue des comptes et des finances

La gestion de la comptabilité fait partie des nombreuses missions d’un assistant administratif. Ce dernier doit être capable de tenir les comptes et les finances de l’entreprise. Il peut être amené à gérer les fonds de l’entreprise ainsi qu’à analyser et fournir toutes les informations liées à l’économie de celle-ci.

Par ailleurs, l’assistant administratif peut avoir pour mission de gérer le personnel. Il devra par exemple réaliser le planning de chaque employé et définir les jours de congés. Selon la structure dans laquelle il travaille, il peut même établir les fiches de paie des employés.

L’externalisation de l’assistance administrative : un atout pour les entreprises

L’externalisation consiste à confier à des spécialistes externes certaines tâches de l’entreprise. Les sociétés peuvent choisir de déléguer certaines opérations, telles que :

• la gestion des finances,
• le paiement des factures,
• la gestion des différentes commandes,
• l’établissement des bons de livraison,
• la gestion des données de comptabilité.

Les tâches telles que la gestion du secrétariat et de l’échéance des créances des clients peuvent également être déléguées par l’entreprise. En effet, l’externalisation présente de nombreux avantages pour les entreprises, surtout les grands groupes.

Un gain de temps considérable

Si vous choisissez d’externaliser l’assistance administrative de votre entreprise, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur d’autres tâches importantes. Vous pourrez utiliser ce temps pour réfléchir aux stratégies à mettre en place afin de faire évoluer votre activité, par exemple. De cette manière, l’externalisation de l’assistance administrative peut vous aider à gagner en fiabilité.

En effet, étant donné que les tâches déléguées sont faites par des spécialistes du domaine, vous êtes sûr d’obtenir un travail de haute qualité. Les visiteurs et les clients seront ainsi pleinement satisfaits des services administratifs que vous proposez. Ils vous considéreront donc comme une marque fiable et n’hésiteront pas à vous recommander autour d’eux.

Une entreprise plus compétente et performante

En optant pour l’externalisation de l’assistance administrative, l’entreprise s’offre la possibilité de devenir plus compétente. Grâce à cela, les dirigeants seront beaucoup plus concentrés sur leur travail, donc ils proposeront de meilleures prestations. L’entreprise va alors devenir peu à peu beaucoup plus performante et compétitive.

L’externalisation de l’assistance administrative permet aussi aux entreprises d’économiser de l’argent. Sans cette technique, l’entreprise peut être amenée à recruter de nombreuses personnes pour effectuer les différentes tâches administratives. Cependant, en faisant appel à une société spécialisée, elle s’évite les nombreuses dépenses liées au recrutement de nouveaux employés.

L’externalisation pour rendre l’entreprise plus flexible

Dans une certaine mesure, l’externalisation administrative permettra à l’entreprise de gagner en flexibilité. Elle va vous permettre de disposer de ressources supplémentaires dès que vous en avez besoin. Par exemple, vous pourrez facilement engager des comptables pour un court moment (période fiscale) de l’année.

Quelles formations pour devenir assistant administratif ?

Le métier d’assistant administratif peut être effectué par toute personne ayant au moins ayant au moins un CAP ou un BEP Métiers des services administratifs. Néanmoins, il est recommandé d’avoir un bac+2 avant de postuler. Cela augmente grandement les chances de se faire recruter par une entreprise. Plusieurs formations permettent de devenir assistant administratif. Parmi ces formations, il y a le BTS assistant-manager, le BTS de gestion de la PME ainsi que le DUT Gestion des Entreprises et Administration.

Ces différentes formations vous permettent d’acquérir des compétences dans plusieurs domaines. Vous pourrez notamment obtenir des compétences en secrétariat ainsi qu’en gestion de ressources humaines, de relation client et de comptabilité. Ces formations vont également vous permettre de développer votre sens de la communication.

Après une formation générale, vous pouvez suivre une spécialisation dans un domaine précis comme la comptabilité. Cela vous permettra de gagner en expérience dans un secteur spécifique et de vous démarquer des autres candidats devant les recruteurs. Nous vous recommandons d’apprendre à pratiquer plusieurs langues étrangères pour avoir un atout supplémentaire lorsque vous postulez.

Par ailleurs, de nombreux centres de formation proposent des formations d’assistant de direction qui permettent d’accéder directement au métier. Celles-ci prennent généralement beaucoup moins de temps que les formations en cursus classique. Elles vous permettent de vous focaliser directement sur les rôles d’un assistant administratif et d’avoir rapidement toutes les compétences requises.

Ce type de formation sur l’assistance administrative permet de gagner du temps. Ces formations théoriques vous proposent d’accumuler les connaissances nécessaires et d’être prêt à travailler en entreprise une fois votre diplôme obtenu. Vous pouvez assister aux cours en ligne ou en présentiel, selon le centre de formation choisi.

Avant de vous lancer, renseignez-vous bien auprès du centre de formation pour connaître ses conditions d’entrée. Sachez que généralement, à la fin de la formation, vous recevez un diplôme attestant votre qualification pour le poste d’assistant administratif. Le diplôme devra être mentionné sur votre C.V. pour faciliter votre recherche d’emploi.

Assistant administratif : les évolutions possibles dans l’entreprise

L’assistant administratif peut très bien évoluer dans une entreprise. Tout dépend de l’expérience qu’il a acquise durant ses années de travail. Ainsi, l’assistant administratif peut devenir secrétaire de direction, il sera donc chargé d’assister personnellement le chef d’entreprise. À ce poste, il devra organiser l’emploi du temps, les réunions et les voyages du dirigeant de la société. Il sera également chargé du suivi des employés de l’entreprise.

L’assistant administratif peut aussi devenir secrétaire comptable. Il sera alors chargé de faire toutes les opérations liées à la gestion de l’administration et de la comptabilité. Il pourra notamment effectuer les opérations de suivi de la trésorerie, des différentes factures et des comptes financiers de l’entreprise. Il devra aussi s’occuper de la saisie des devis. Tout en gérant les tâches et les documents liés de près ou de loin à la comptabilité, il sera amené à gérer le personnel de la société.

Par ailleurs, l’assistant administratif peut devenir un assistant commercial. Il sera spécifiquement chargé de tout ce qui est en rapport avec les clients. C’est lui qui devra recevoir, facturer, encaisser, et même relancer les clients de l’entreprise. Il pourra transmettre à ces derniers, par téléphone, courrier physique ou e-mail, toutes les informations nécessaires.

En tant qu’assistant commercial, vous serez amené à mettre à jour la base de données clients. Vous devrez jouer le rôle de secrétaire et informer les managers ou les chefs de vente de leurs différents rendez-vous. Pour finir, sachez qu’en évoluant dans l’entreprise, votre salaire devrait augmenter de manière significative. Vous allez aussi acquérir beaucoup de compétences et de l’expérience.