BCS Conseils : quatre cabinets comptables travaillant depuis treize ans avec la GED novaxel témoignent

PROBLÉMATIQUE

« Par nature, notre métier nécessite un fonctionnement en équipe, un travail collaboratif », explique Monsieur Jean-Philippe Berthouze, responsable du cabinet CEREC. « Afin de répondre au mieux à chaque client, plusieurs conseillers peuvent être impliqués afin de couvrir la totalité de notre champ d’action dans nos missions : le domaine social, fiscal, comptable et le conseil en général. D’où le besoin de disposer d’une base de données qui soit commune et accessible à tous en permanence. Si on se rappelle où en était la gestion électronique de documents en 2000, on se rend compte à présent que nous avons probablement été des sortes de pionniers en la matière ! »  

« En effet, à cette époque, comme toute l’information était numérisée, la GED était identifiée comme un outil de numérisation, pilotant des scanners », commente Martine Joulia-Cubizolles, co-fondatrice de Novaxel et directrice des opérations de Novaxel, groupe Visiativ. « Depuis quelques années, les e-mail, les documents bureautiques, les éditions informatiques ne sont plus imprimés pour ensuite être numérisés, car des connecteurs capturent directement ces documents à la source. La GED d’aujourd’hui est devenue un outil intelligent d’organisation, qui identifie par exemple les documents manquants dans un dossier ou les documents en attente de retour de signature. Des plugins fluidifient la relation entre la GED et les autres applicatifs, pour un classement naturel… donc très intuitif ! »

CHOIX DE LA SOLUTION ET DEPLOIEMENT

Des pionniers ? Oui, mais alors, comment s’est déroulée la mise en place de la GED novaxel et quelle a été son acceptation au sein des cabinets ? « Dès le début, nous avions trois sites à équiper, et nous avions préféré par prudence de mettre en place la GED sur un seul d’entre eux, employant quatre personnes. Le plus difficile, en fait, résidait autour de la numérisation des documents, car si la GED en était à ses débuts, rappelons-nous aussi que les matériels de scan étaient en 2000 encore peu performants. Néanmoins, malgré la lourde tâche du passage au scan de l’existant, les effets de la GED se sont fait rapidement sentir de façon positive, et l’extension à tous les sites s’est dupliquée tout naturellement. »                              

BÉnÉfices

Que mettez-vous dans la GED ? « Nous gérons en GED tout ce que nous appelons les Dossiers Clients, » poursuit Jean-Philippe Berthouze. « Un Dossier Client comprend deux catégories d’éléments : il y a les éléments permanents que sont par exemple les statuts, contrats, baux, engagements et investissements de l’entreprise client pour la partie juridique et comptable. Puis la partie sociale, avec les contrats de travail, les conventions collectives, etc. Par ailleurs, on distingue les éléments qui sont variables par définition, constituant la gestion annuelle de nos dossiers dans les mêmes domaines que précédemment, et ces éléments ont l’avantage d’exister en numérique dès leur création ! »

« La solution de GED novaxel a-t-elle évolué depuis que nous l’employons ? Je vous répondrai oui et non. Oui, la GED novaxel a connu des perfectionnements, mais pour nous en toute transparence, grâce à son interface ergonomique et totalement paramétrable en fonction de nos priorités, si simple et si intuitive, et qui nous est devenue si familière, le principe n’a pas évolué. Et nous voyons cette stabilité comme un gros avantage pour notre productivité et notre confort de travail ! »

« La spécificité de novaxel est d’analyser finement l’organisation d’un cabinet, afin de construire avec lui son plan de classement qui doit correspondre à 100 % de ses recherches. Ce plan de classement est une indexation puissante de chaque document avec une double entrée : trouver un document précis ou trouver un ensemble de documents pour un dossier précis. L’interface noxaxel est intemporelle, car ce que l’on classe aujourd’hui doit pouvoir être retrouvé demain par une autre personne. Cette interface doit être fédératrice, pour les documents bien sûr mais surtout pour les collaborateurs. Elle va leur permettre de travailler ensemble dans un univers décloisonné et sécurisé. La GED novaxel se positionne comme un outil stratégique pour favoriser le travail en équipe et optimiser la productivité », souligne Martine Joulia-Cubizolles.

Évolutions

Le dirigeant du cabinet CEREC voit comme prochaine étape souhaitable -et réalisable- le partage des informations contenues dans sa GED avec les clients, à distance, et cela dès 2014.

Si vous souhaitez interroger le client utilisateur M. Jean-Philippe Berthouze ou un dirigeant de Novaxel, groupe Visiativ, à propos de ce communiqué, merci de contacter Hervé Delemarre et/ou Pascale Desmaele chez Actual Public Relations au 01 41 10 41 11 / 12 (lignes directes) — herve@actual.fr ; pascale@actual.fr

À propos de Novaxel 

Novaxel, société du groupe Visiativ, développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de documents) : « novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, Novaxel connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société, établie à Lyon, compte aujourd’hui plus de 200 000 utilisateurs, avec une progression de 40 nouveaux clients / mois dont une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (3500 agents Allianz, 500 agents Generali…), des Experts-comptables (1000 cabinets) , des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Camif, MAIF, Ministère de l’Intérieur, OPHLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson etc. Quelques références récentes : Groupe Vinci Rhône-Alpes, Corevise, Axens, Cci-conseils, Notaire SCP Jonzac, Labo Cerdibio, Mairie Fécamp, LB Gestion, Ponticelli, Maisons retraite Korian, EM lyon, GIP LR, plus de 10 CROEC, Sodica …. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone. L’intégration des certificats électroniques, délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». Novaxel est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.novaxel.com. Novaxel propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « novaxel Family », disponible sur www.novaxel-store.com, la boutique de la GED… pour les particuliers et les TPE.