Comment conduire un projet de numérisation ?

Qu’est-ce que la numérisation ?

La numérisation consiste à convertir des informations en version papier, en format numérique. Elle permet de rendre l’information accessible aux grands publics et facilement exploitable en ligne. Numériser des documents est surtout un long processus qui part de la mise en place de votre projet jusqu’à la phase de l’archivage.

En clair, c’est le premier pas vers la numérisation entreprise.

Quelles sont les démarches pour conduire votre projet de numérisation ?

Pour conduire au mieux votre projet de numérisation, vous devez respecter certaines grandes lignes. Les voici ci-dessous.

Définir vos objectifs du projet

En prélude à votre projet de numérisation, vous devez d’abord vous assoir et vous poser une question « Pourquoi je veux numériser ? » La réponse à cette interrogation vous permettra d’avoir des renseignements sur beaucoup d’éléments.

Primo, elle vous permet de connaître le type et le format du projet à exécuter. Secundo, elle aide dans le choix du type de numérisation à adopter : une numérisation classique ou une numérisation fidèle. Tertio, elle vous permet de déterminer le coût, la durée et les ressources indispensables pour concrétiser votre projet.

Sélectionner les documents à numériser

Cette phase de sélection vient juste après celle d’identification de vos objectifs. À ce niveau, vous allez simplement identifier tous les documents que vous souhaitez dématérialiser.

Toutefois, n’allez pas vite en besogne. Avant d’opérer vos choix, vous devez d’abord connaître :

• La fréquence de leur utilisation ;
• Leur temps de conservation ;
• La confidentialité et la valeur légale des documents ; etc.

Analyser et numériser les documents

Analyser les documents revient à dresser le bilan de toutes les ressources (matérielles, logicielles, humaines) nécessaires pour votre projet. Après avoir analysé les documents, il ne vous reste plus qu’à les numériser. C’est-à-dire convertir en données numériques vos documents papier.

Exporter les fichiers livrables

Lorsque vous finissez de numériser vos documents, il vous reste une toute dernière tournure à prendre. Il s’agit d’exporter vos fichiers déjà numérisés, et cela se fait soit dans un logiciel de gestion de document, soit via un système d’archivage online.