Comment se faire rembourser des frais de déplacement professionnel ?

Frais de déplacement professionnel : de quoi s’agit-il exactement ?

L’employeur peut être dans l’obligation de rembourser les frais de déplacement de ses salariés, quand ces derniers doivent se déplacer pour des raisons professionnelles. Dans certains cas, il peut même être obligé de rembourser les dépenses en transport de ses salariés pour aller au travail, par exemple quand le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-travail.

Le remboursement des frais de déplacement est possible quand le salarié est en rendez-vous professionnel, en visite ou en voyage d’affaires. Son employeur doit ainsi payer la totalité des frais déboursés pour ces occasions. Les frais de déplacement comprennent toutes les dépenses que l’employé a supportées pour exécuter sa mission et notamment :

• les rendez-vous ou les visites chez les fournisseurs et les clients ;
• les frais de transport et l’hébergement quand le salarié est en déplacement professionnel ;
• les frais liés à la restauration au cours du déplacement professionnel ;
• les frais occasionnés par les congrès ou encore les séminaires durant lesquels le salarié a été présent.

Il faut retenir que la société doit rembourser les frais de déplacement du moment que l’employé utilise un scooter, une moto, un vélomoteur, une auto ou d’autres moyens de transport public à des fins professionnelles. Si le déplacement professionnel se fait par voie aérienne, l’employeur remboursera le billet d’avion de son salarié. Dans le cas où le salarié a utilisé son véhicule personnel, l’employeur doit l’indemniser en se référant au barème kilométrique établi par l’administration fiscale.

Le système de remboursement si utilisation d’un véhicule personnel

Dans le cadre de votre travail, vous pourrez être amené à vous déplacer pour réaliser des missions professionnelles. Si vous utilisez votre propre véhicule pour cela, sachez que les frais que vous avez avancés dans le cadre de vos missions doivent être remboursés par votre employeur. Pour ce faire, ce dernier va se baser sur le barème kilométrique mis en place par le Fisc. Il est établi chaque année entre fin février et début mars.

Notez que ce barème varie en fonction de deux paramètres :

• le nombre de kilomètres que vous avez parcouru à titre professionnel ;
• la puissance fiscale de votre voiture.

Pour l’indemnisation, votre employeur va tenir compte de tous les frais engagés pour le bon déroulement de votre mission professionnelle. Les frais de déplacement professionnel ne se limitent pas ainsi au carburant utilisé. En effet, la loi exige que l’employeur prenne en compte l’entretien et la réparation de votre véhicule, les primes d’assurance, les dépenses de pneumatiques et l’amortissement du véhicule.

Il faut savoir que les indemnités kilométriques ne concernent pas le trajet entre votre domicile et votre lieu de travail. Aussi, le stationnement, les frais de transport, et les frais de péage sur ce trajet peuvent être à votre charge. Quoi qu’il en soit, tous les frais annexes liés à vos déplacements professionnels seront comptabilisés dans les notes de frais. Sachez qu’il existe des plateformes qui proposent des outils permettant de maîtriser ces frais de déplacement, en particulier une carte essence que vous pouvez utiliser pour tous vos déplacements professionnels. Celle-ci permet d’éviter de cumuler les notes de frais et les ressaisies, et vous n’aurez plus aucun souci si vous avez égaré vos justificatifs.

Typologie des frais de déplacement pris en charge par l’employeur

Depuis janvier 2018, une entreprise ayant plus de 100 salariés est tenue de mettre en place un Plan de mobilité (PDM) permettant d’améliorer le déplacement des salariés et de réduire les impacts environnementaux dus à l’utilisation des véhicules personnels. L’employeur doit notamment favoriser l’utilisation des transports en commun et du covoiturage. L’employeur est ainsi obligé de payer 50 % du coût des titres d’abonnements aux services de transport public souscrits par ses salariés.

Afin d’obtenir un remboursement de la part de votre employeur, vous devez remplir les conditions suivantes :

• prendre réellement les transports en commun ou avoir recours à un service de location de vélo ;
• souscrire un abonnement et en apporter la preuve.

Notez que seuls certains titres d’abonnement aux transports en commun sont remboursés par les sociétés. Les voici :

• les abonnements délivrés par la SNCF (hebdomadaires, mensuels, annuels ou multimodaux)
• les cartes délivrées par la RATP
• les abonnements à des services publics de location de vélo
• pour les services de transports municipaux, il faut qu’ils aient mis en place un Plan de Déplacement Entreprise (PDE).

Tous ces abonnements doivent être souscrits dans le but d’assurer vos déplacements vers votre lieu de travail. Dans le cadre d’un covoiturage, l’employer se référera au barème kilométrique comme évoqué plus haut.

Remboursement des frais de déplacement professionnel : quand et comment ?

L’employeur doit rembourser les frais engagés par les salariés, au plus tard, à la fin du mois suivant leur validation. Dans le cas d’un abonnement mensuel, les frais seront divisés sur les mois concernés.

Pour des soucis environnementaux et d’optimisation de coût, nombreuses sont les entreprises qui incitent leurs employés à utiliser les vélos électriques, les gyropodes, les motocyclettes électriques et les trottinettes. Les services d’autopartage au moyen de voitures hybrides rechargeables, véhicules électriques ou à hydrogène sont également encouragés. Vous pourrez obtenir un remboursement allant jusqu’à 400 euros par an en utilisant ces derniers.

Notez que seuls les frais de déplacement professionnel sont remboursables. Votre société n’est pas obligée de prendre charge des déplacements qui n’ont pas ce caractère. Si vous avez des difficultés à déterminer le caractère professionnel ou non de vos déplacements, il existe de sites spécialisés vous permettant de connaître vos droits.