6 étapes pour construire et utiliser une ‘to-do-list’ efficace #coaching

Etape 1 : Définissez votre Espace Temps Référence.

Dans votre activité, quelle est votre période de référence, de confort de travail ? Préférez-vous prévoir vos tâches à la journée, à la semaine, au mois ? Quelle est la période référence qui correspond le mieux à votre organisation cible pour l’atteinte de vos objectifs ?

Etape 2 : Etes-vous du soir ou du matin ?

Identifiez le moment le plus propice pour planifier votre organisation :

• la veille en fin d’après midi ou en soirée pour vous mettre au travail dès votre arrivée au bureau le lendemain matin

• le matin même pour mettre en route votre « diesel neuronal »

Etape 3 : Construisez des parapets pour éviter la dispersion ! (et sutout resté centré sur vos objectifs)

Commencez par vous posez ces 4 questions essentielles :

1. Qu’est ce que je veux vraiment (« c’est quoi mon objectif ? ») ?

2. Qu’est ce que je dois faire pour l’atteindre ? (Au fait c’est quoi mon plan d’action précisément ?)

3. Qu’est ce que je sais/ peux faire là, maintenant ? (mes ressources, mes compétences) ?

4. Qu’est ce que j’aime faire ? (et ce par lequel je commence mes journées et qui n’est pas vraiment ni important ni urgent mais qui souvent me fait perdre du temps !!!)

Etape 4 : Sélectionnez votre support, réceptacle de votre to-do-list.

• Bannissez les post –it qui se décollent et les feuilles volantes qui décollent !

La durée d’un post-it ne peut pas être supérieure à 24 h sous peine d’être rejoint par un autre le jour suivant et de finir au milieu d’un élevage de post it au bout de quelques temps !

• Optez pour une solution :

  • Durable dans le temps,

  • Facilement accessible où que vous soyez,

  • Peu encombrant pour l’avoir à votre portée même la nuit

Après avoir utilisé de nombreux supports papiers ou informatiques, j’ai finalement choisi le petit carnet de poche qui m’oblige à réécrire fréquemment les tâches que je n’ai pas effectué. C’est la solution que j’ai choisi pour éviter la procrastination.

Etape 5 : Arbitrez vos activités !

1. Commencez par lister l’ensemble des tâches/actions que vous souhaitez réaliser au sein de votre Espace Temps Référence

2. Repérez celles que vous allez pouvoir déléguer à une tierce personne (y compris votre hiérarchique) ! Des souci de délégation lisez donc le texte sur les singes !
   

3. Reportez à plus tard celles qui ne sont ni urgentes ni importantes (dans mon prochain articles je traiterai de la gestion des priorités !)

4. Commencez enfin à travailler en suivant l’exemple NERAC

Etape 6 : la méthode NERAC

1. Notez toutes vos actions en les regroupant par type d’activité (mails à envoyer, appels téléphoniques à passer, réunions à organiser, etc.),

2. Evaluez le temps nécessaire pour chacune,

3. Rajouter 30 % de temps pour intégrer les imprévus,

4. Arbitrez vos priorités : commencez par vos priorités Urgentes et Importantes (en lien avec votre objectif) chaque fois que cela vous est possible. Il est conseillé de ne pas avoir plus de 5 priorités urgentes et importantes par jour. S’il vous arrive d’en noter plus, cela pourrait vouloir dire que vous confondez Urgence et Importance… d’où la nécessité de lire le prochain article sur les priorités !

5. Contrôler l’avancement de votre activité : ne ressentez-vous pas l’extase lorsque vous rayez manuellement sur votre liste une tâche que vous venez de terminer ? Ne ressentez-vous pas u peu de satisfaction ? Alors pourquoi vous en priver ?

Il est tout aussi important d’identifier les tâches que vous avez commencé mais pas encore terminé pour effectuer un suivi efficace.

Un accompagnement vous semble nécessaire pour mettre en place cette to-do-list efficace ou pour parler « priorités » ? Contactez moi !

Pierre Yves LAGNEAU

Votre Parenthèse.com
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