Comment prévoir 2/3 de vos imprévus en 5 étapes ?

Si j’ai piqué votre curiosité et que vous avez envie de prendre ce chemin, il existe un préalable absolument nécessaire : que vous fassiez preuve d’opiniâtreté ! Cela ne doit pas être difficile puisque c’est aussi l’une de vos qualités principales !

Quelles sont donc ces 5 étapes ?

1. Listez et chronométrez vos tâches ! (Je vous entends déjà souffler…) 
   Vous savez bien que certaines professions facturent leurs honoraires uniquement sur ce principe alors pourquoi vous, vous n’en seriez-pas capables ?
2. Faites vos comptes ! Vous connaissez l’importance des chiffres et savez qu’ils peuvent être d’excellents indicateurs.
3. Prenez de la hauteur ! Vous allez rapidement faire 2 constats
4. Identifiez les 3 niveaux d’imprévus différents
5. Agissez ! Seul, un constat ne suffit pas, il faut mettre en place un plan d’action.

Envie d’en savoir plus ? Suivez le coach !

Etape 1 :

Listez et chronométrez l’ensemble des tâches effectuées dans vos journées ! (Courage, mais ne fuyez pas !). Prenez une feuille A4 ou un fichier Excel et créez un tableau avec 5 colonnes comme ci-dessous :

Tâches effectuées	Prévues	Temps passé	Imprévues	Temps passé
Réunion de service			x	1h 30
Faire ma to do list	x	20 minutes
Finaliser dossier A	x	3H
Appel téléphonique de Romain			x	35 minutes
Total journée/semaine/mois

Chaque jour et ce pendant 1 mois minimum, idéalement pendant 3 mois, remplissez votre tableau au fur et à mesure que vous avancez dans votre travail :

• Sous la colonne « Tâches effectuées »  inscrivez l’ensemble des travaux que vous avez réalisés,
• Indiquez si ces tâches étaient prévues ou imprévues et le temps que vous avez passé sur chacune d’elle.
• Astreignez –vous à le faire au minimum pendant un mois pour avoir une vraie vision de votre activité !

Oui vous avez raison ! C’est très astreignant mais comme disait Einstein « ce qui ne coûte rien n’a pas de valeur ». Pire encore, vous allez oublier de noter certaines tâches et le temps qu’elles vous ont pris.

Pas grave ! Avez-vous appris à marcher du premier coup  sans tomber ? Soyez indulgent avec vous-même… Seule la persévérance compte ! Les informations que vous allez recueillir vont vraiment vous aider à encore mieux vous organiser !

Etape 2 : Faites vos comptes !

A la fin de la journée (un peu court !),  de la semaine (les habitudes commencent à être prises) ou du premier mois (bravo, vous êtes sur la bonne voie !) faites le total du temps passé sur l’ensemble de vos tâches :

• Calculez le Temps Total Travaillé, vous allez avoir des surprises…
• Déterminez le Temps Total passé à des tâches Imprévues… Impressionnant…
• Et enfin calculez le pourcentage Temps Imprévu/temps total = indication de l’importance de vos Imprévus dans votre  organisation… 2ème  effet « Kiss Cool ! »

Etape 3 : Prenez de la hauteur !

A- Du recul sur votre organisation :

Si le Temps des Imprévus est supérieur au Temps des Prévus, vous avez alors un vrai problème dans votre organisation. Il est temps pour vous de demander une intervention de Votre Parenthèse !

B- Evaluation en temps de vos imprévus quotidiens :

En divisant le Temps Total des Imprévus par le nombre de jours travaillés, vous obtenez le temps que vous prennent vos imprévus chaque jour !

C’est comme cela qu’il y a 6 ans j’ai découvert que j’avais en moyenne 2 heures d’imprévus par jour (pas forcément 2 heures de suite…).

Une révélation, non ? ! Maintenant que vous savez la part que représentent vos « tâches imprévues » au quotidien, vous aurez peut être moins tendance à faire des « to-do lists » interminables (avec le risque de vous décourager). En ayant conscience de la part de vos imprévus au quotidien, vous serez peut être moins perturbé(e) lorsqu’ils arriveront … Cette situation ne sera-t-elle pas plus confortable pour vous ?  Qu’en pensez-vous ?

Etape 4 : Identifiez les 3 niveaux d’imprévus ! Votre capacité à prendre du recul  va vous aider !

Si vous analysez vos tâches imprévues, vous allez rapidement vous rendre compte qu’il y a 3 types d’imprévus différents dans votre organisation :

Type 1 : Les imprévus  récurrents.

Pris par le quotidien et la tourmente des urgences, vous ne vous en pas rendu(e) compte. Ils reviennent périodiquement aux mêmes dates ou aux mêmes heures. Mis à jour, ils ne seront donc plus « imprévus » et rentreront dans votre « to-do list ». Simplissime !

Type 2 : les imprévus  sporadiques.

Ce sont ceux qui reviennent périodiquement mais sans aucune régularité : « vous savez que cela va arriver mais nous ne savez pas quand ! ». Vous pouvez donc anticiper  en prévoyant les actions à mener de façon méthodique pour gérer ces tâches. N’est ce pas là le but des procédures d’urgence en cas de besoin ?

Ex : les sapeurs pompiers savent qu’ils vont être appelés pour un feu ou un accident mais sans savoir ni quand ils vont être appelés, ni pour quel sinistre, ni la destination. Par contre ils connaissent exactement la procédure à suivre lorsque cela arrive. Vous allez devenir le (la) sapeur pompier de votre propre organisation !

Type 3 : Les imprévus imprévisibles (pardon pour le pléonasme !) ou aléatoires si vous préférez.

Ils représentent le « sel de la vie », la surprise, l’inconnu, le hasard, la coïncidence, l’opportunité ou la menace. Néanmoins vous prenez conscience qu’ils sont bien présents et vous avez maintenant une idée du temps qu’ils vous prennent chaque jour.

En conclusion, vos imprévus récurrents disparaissent, vos imprévus sporadiques sont anticipés et vos imprévus imprévisibles sont globalement quantifiés…

Que reste-t-il alors comme imprévus ?  La date à laquelle vous décidez de prévoir vos imprévus !!

Etape 5 : Quand commencez-vous ?

Et si nous en parlions ensemble ?

Pierre Yves LAGNEAU

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