Entreprise du BTP : digitalisez vos processus administratifs

Optimisez la logistique et vos process avec une solution de digitalisation

La digitalisation aide les entreprises du BTP à optimiser leur mode de gestion des chantiers. Les solutions logicielles et informatiques simplifient la planification et offrent une coordination efficace entre les différentes équipes. Elles offrent une visibilité accrue sur les projets de l’entreprise BTP. Ces outils et technologies numériques permettent également une meilleure gestion des achats, des commandes de biens et de services. En optant pour une solution en mode cloud au sein de votre entreprise BTP par exemple, vous pouvez accéder à des données en temps réel pour un meilleur suivi et contrôle du budget.

Pour les entreprises de ce domaine, une solution en mode cloud offre une gestion de trésorerie optimisée et permet de prévenir les fraudes et les remises fournisseurs. Vous pourrez faciliter les commandes en ligne de matériaux et d’équipements. Il existe des logiciels qui permettent de tracer chaque transaction effectuée, chaque demande d’achat, ainsi que les réceptions des matériaux du BTP ou équipements commandés. Dans le choix de votre solution de digitalisation pour l’optimisation de votre logistique et de vos process, optez pour un outil facile à utiliser. La solution de digitalisation doit proposer une interface intuitive qui vous permettra notamment de réduire le temps d’apprentissage. Elle doit être personnalisable et adaptée à vos processus administratifs.

Les entreprises du BTP ont des besoins spécifiques. De la planification à la gestion des devis en passant par la facturation, une solution en mode cloud peut vous aider à gérer toutes les facettes de vos chantiers. Pour cela, l’outil choisi doit vous permettre d’accéder à vos projets à tout moment et à partir de n’importe quel appareil connecté à internet. Les professionnels du BTP ont besoin d’une flexibilité accrue pour la gestion de leurs chantiers. Utilisez des logiciels adaptés pour optimiser l’allocation des ressources, la gestion des échéances et le suivi des coûts.

Automatisez le traitement, le routage et l’archivage des documents

La digitalisation de vos processus administratifs concerne par ailleurs le traitement, le routage et l’archivage des documents. Ces services d’automatisation intelligents permettent de gagner du temps et donc de la productivité au quotidien, puisque ces tâches sont chronophages et répétitives. Pour votre projet de digitalisation des processus dans votre entreprise BTP, vous pourrez dématérialiser la documentation en rapport avec vos projets :

• plans,
• permis,
• contrats,
• factures,
• bons de commande,
• rapports de chantier, etc.

Une solution logicielle adaptée vous offre une meilleure accessibilité et une réduction des erreurs. La digitalisation des processus permet aux entreprises du BTP d’améliorer la précision des données en ce qui concerne le traitement des documents comptables. Automatiser le traitement des documents vous permet d’éviter les calculs erronés qui pourraient nuire à votre société. Grâce à l’automatisation, vous pouvez efficacement capturer les documents des clients de manière électronique, que ce soit à partir d’e-mails, de fichiers téléchargés ou d’autres canaux numériques. Cette solution accélère et sécurise le traitement des documents comptables.

La digitalisation permet également un traitement plus efficace et rapide des documents. De la saisie des informations à la validation et à l’approbation, l’ensemble du processus est automatisé avec les logiciels. Vous pourrez synchroniser les données traitées dans votre système de gestion avec des outils dédiés au suivi et à la gestion des documents, ainsi que l’échange d’informations entre différents services. Pour assurer une traçabilité complète, l’archivage et le suivi des documents sont des éléments clés. Grâce à l’automatisation, vous pouvez facilement stocker et retrouver les documents, en plus de suivre leur statut et leur historique. Vous gagnez considérablement du temps dans la mesure où tout est centralisé et organisé.

Éliminez les dépenses logistiques coûteuses

En tirant parti de la digitalisation, les entreprises du BTP peuvent réduire considérablement leurs dépenses logistiques. Pour cela, il est conseillé d’opter pour des solutions logicielles pouvant vous permettre de rationaliser les opérations, de diminuer les coûts et d’augmenter l’efficacité globale de votre structure. Certains logiciels permettent de gérer efficacement les stocks et les approvisionnements pour éviter les retards de chantier dus aux pénuries de matériaux. Les systèmes de gestion de stocks électroniques fournissent une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock. Cette fonctionnalité permet aux professionnels du secteur de prendre des décisions éclairées et d’optimiser les approvisionnements.

La digitalisation permet de mieux planifier les dépenses logistiques et de réaliser des économies substantielles. Cela se traduit par l’optimisation des itinéraires de livraison, la coordination des transports et la réduction des distances parcourues. Les coûts administratifs sont par ailleurs réduits avec les échanges de données électroniques qui simplifient les processus d’approvisionnement et de facturation. Outre le fait de réaliser des économies, les professionnels du BTP peuvent effectuer des livraisons ponctuelles pour améliorer la satisfaction client. Digitaliser vos processus administratifs peut avoir un impact significatif sur la rentabilité et la durabilité de la société, notamment dans l’industrie du BTP qui devient de plus en plus concurrentielle.

Un atout pour la sécurité de vos données

Lorsque les données sont stockées de manière centralisée dans des systèmes de gestion sécurisés, les risques de dispersion ou de perte des informations sont considérablement réduits. Avec les systèmes de gestion, vous avez la possibilité de définir des autorisations d’accès spécifiques. La sécurité est à cet effet renforcée dans la mesure où seules les personnes autorisées peuvent consulter et modifier les données sensibles de votre entreprise. Les données numériques peuvent être cryptées pour les protéger contre tout accès non autorisé.

Les solutions numériques possèdent des fonctionnalités de sauvegarde automatisée qui réduisent les risques de perte de données en cas d’incident, qu’il s’agisse d’une panne informatique ou d’un vol. En cas de problème ou après un sinistre, vous pouvez facilement récupérer vos données. Vous avez la possibilité de suivre l’activité des utilisateurs de votre solution logicielle et de détecter les activités suspectes ou non autorisées. Il est toutefois recommandé de mettre régulièrement vos logiciels numériques à jour pour prévenir les vulnérabilités de sécurité.

Un accès facile aux documents pour toutes les parties prenantes

Avec les solutions de stockage cloud et la gestion électronique des données, toutes les parties prenantes peuvent accéder aux informations de manière rapide et efficace. Les documents et les informations relatives à votre société sont accessibles depuis n’importe quel endroit, à condition d’avoir une connexion internet. Cette accessibilité est particulièrement utile pour les équipes sur le terrain, les fournisseurs, les clients et d’autres parties prenantes qui ne sont pas dans les locaux professionnels. Les accès aux documents peuvent être personnalisés pour chaque utilisateur. L’utilisation des plateformes de partage de fichiers sécurisées est fortement recommandée dans la mesure où elles permettent de maintenir le contrôle sur les autorisations d’accès.

N’hésitez pas à mettre en place des systèmes d’alertes et de notifications pour informer les parties prenantes lorsqu’une action est requise de leur part ou lorsque de nouveaux documents sont disponibles. Grâce aux outils numériques, vous pourrez travailler ensemble sur des documents et les commenter en direct avec vos différentes équipes. Pour réussir votre projet de digitalisation dans votre entreprise du BTP, formez toutes les parties prenantes à l’utilisation des solutions mises en place. La digitalisation vous permet de profiter d’une certaine fluidité en ce qui concerne la gestion des processus administratifs.