Equipé de la GED intuitive novaxel, le cabinet de géomètre-expert Colloud est capable d’envoyer un document demandé par téléphone avant la fin de l’appel

PROBLÉMATIQUE

« Avant la GED, nous disposions d’un serveur qui ne pouvait héberger qu’une partie de chaque dossier, » explique Jean-Claude Colloud, gérant de la Sarl portant son nom. « Nous recevions de plus en plus d’informations, et en produisions nous-mêmes un volume non négligeable, que ce soit sous formes de messages électroniques, de courrier émis et reçus, de télécopies et de documentations. Nous nous sommes rendu compte que si nous n’adoptions pas une méthode pour gérer tout cet afflux, nous serions vite débordés. Il fallait passer au numérique. Ce que devait nous apporter la GED, je le voyais assez simplement : quand un client appelait au téléphone, nous n’étions pas toujours capables de mettre la main sur le dossier pour lui  répondre dans l’instant. Il fallait que la GED donne à chacun de nous accès aux informations sans quitter son poste. Nous y sommes arrivés, et même au-delà : aujourd’hui, l’interlocuteur réclamant copie d’un document l’a souvent reçue par email avant d’avoir reposé le téléphone à la fin de la conversation… quelques clics de souris suffisent ! »

CHOIX DE LA SOLUTION ET DEPLOIEMENT

La rencontre avec la GED novaxel s’est faite sur le stand d’un salon professionnel. Comme presque toujours,  une légère réticence, ou du moins une interrogation du personnel a dû être surmontée, aisément. Il a été raisonnablement décidé de ne pas numériser l’antériorité des documents existant (depuis 1952 !) avant la mise en place de la GED, tâche qui aurait été gigantesque. La législation oblige à une conservation des documents sur trente ans, mais le cabinet possède toutes les archives depuis son démarrage en 1952. De même, les factures de vente émises, environ 600 par an, sortent d’un progiciel métier et ne vont pas dans la GED.

BÉNÉFICES

Désormais, le courrier du cabinet sous toutes ses formes (papier, fax, emails) est dématérialisé, mais aussi l’ensemble des documents administratifs d’arpentage, les certificats de déclaration et d’urbanisme, les permis d’aménager. « Quand nous effectuons un bornage, qui est une opération ayant pour but de fixer la limite séparative de deux propriétés privées contiguës, nous nous félicitons de tout avoir en GED, » fait remarquer Jean-Claude Colloud. « Quand on borne, tous les propriétaires mitoyens de la parcelle bornée sont convoqués à une opération contradictoire de bornage, il faut envoyer les convocations, dresser le procès-verbal et gérer les échanges de courrier avec parfois 10 ou 20 propriétaires, et tout cela finit par faire du volume ! »

« Ce que nous apprécions aussi avec le GED », ajoute JC Colloud, « c’est de pouvoir visualiser le contenu du document pointé, sans ouvrir le fichier, dans un volet situé sur la partie droite de l’écran. Cela permet de reconnaître en un clin d’œil que c’est bien celui que nous recherchons, juste par l’aperçu de son contenu, et cette fonctionnalité se révèle bien pratique à l’usage »

Le cabinet Colloud a profité de la capacité de la GED novaxel pour y classer, par simple ordre alphabétique, toute une documentation générale métier, où l’on trouve par exemple à la lettre A : Alignement ; Aménagements de voirie ; Amiante ; Assainissement… c’est-à-dire une variété de textes, références et définitions utiles à chacun dans l’exercice de la  profession. On y trouve également tout ce qui provient de l’Ordre des Géomètres-Experts. « Tout cela remplissait auparavant d’épais classeurs dans des armoires et est devenu accessible, sous protection codée, de n’importe quel ordinateur connecté à Internet, à toute heure, » conclut Jean-Claude Colloud.

Si vous souhaitez interroger le client utilisateur Jean-Claude Colloud ou un dirigeant de Novaxel, groupe Visiativ, à propos de ce communiqué, merci de contacter Hervé Delemarre et/ou Pascale Desmaele chez Actual Public Relations au 01 41 10 41 11 / 12 (lignes directes) — herve@actual.fr ; pascale@actual.fr

À propos de novaxel

Novaxel, société du groupe Visiativ, développe et édite un logiciel de GED (gestion électronique de documents) : « novaxel », numéro un de la GED intuitive. Fondée en 1994, novaxel connaît un développement continu sur le marché de l’entreprise. La société, établie à Lyon, compte aujourd’hui plus de 150 000 utilisateurs, une majorité de PME/PMI, mais aussi des grands réseaux d’assurance (Allianz, Generali…), des Experts-comptables, des Transporteurs, des Collectivités locales, ainsi que des Administrations et des grands comptes tels qu’Alcatel, Chantiers de l’Atlantique, CNFPT, Vinci, Camif, MAIF, Ministère de l’Intérieur, Office public HLM Nanterre, Oséo, APRR, SNCF, etc. Quelques références récentes : Ordre des médecins, Fédération Française Echecs, CNRS, la Française de Gastronomie, ATFPO, Futuroscope, préfecture de Rennes, chèques déjeuner, Calberson. L’offre de la société est puissante grâce à des modules de workflow, de contrôle de complétude pour identifier les documents inexistants, de LAD avec gestion des codes barres et innovante avec la consultation des dossiers sur son iPhone. L’intégration des certificats électroniques, délivrés par ChamberSign, en fait la première « GED de Confiance ». novaxel est membre de l’association « Réseau Entreprendre Rhône-Alpes » – www.novaxel.com. novaxel propose également une version privée et gratuite de son logiciel de GED, « novaxel Family », disponible sur www.novaxel-store.com, la boutique de la GED.