Entreprises lyonnaises : Comment obtenir un KBIS gratuit ?

Qu’est-ce qu’un extrait KBIS et que contient-il ?

Le k-bis n’est autre que la carte d’identité d’une entreprise immatriculée au registre du commerce et des sociétés, en l’occurrence le RCS de Lyon. Ce document atteste d’une manière légale et officielle que l’entreprise existe au niveau juridique et qu’elle dispose d’une personnalité morale. Il peut également être demandé pour les besoins de l’ouverture d’un compte dans une banque, ou pour les besoins d’une candidature à un appel d’offres.

Délivré par le tribunal de commerce de Lyon (ou de Villeurbanne), plus précisément le greffe, l’extrait kbis doit être mis à jour pour tous les événements qui interviennent dans la vie de l’entreprise. Pour être opposable et faire foi, le KBIS doit toujours dater de moins de trois mois.

En ses qualités de carte d’identité de la société, le KBIS renferme toutes les informations qui sont inhérentes à son existence, comme elles apparaissent dans ses statuts. En d’autres termes, un KBIS contient :

• La dénomination sociale de la société
• La forme juridique de la société
• Le montant du capital social de la société
• L’objet social de la société
• L’adresse de son siège social
• Sa durée de vie
• Le nom de domaine de son site
• La date de sa constitution
• Ses organes de direction et d’administration
• Le nom du greffe d’immatriculation
• Le numéro d’identification unique
• Le numéro siret
• Le numéro siren
• Le code APE

L’extrait k-bis mentionne également l’existence d’une éventuelle procédure collective à l’encontre de l’entreprise. Une entreprise qui n’est donc pas en mesure de fournir un extrait de KBIS peut être poursuivie pour travail dissimulé.

Traditionnellement, pour obtenir un KBIS, une entreprise doit en faire la demande auprès du bureau de greffe d’un tribunal du commerce de Lyon. Plus récemment, les concernés peuvent l’obtenir gratuitement en ligne.

Qui peut demander un extrait KBIS et comment l’obtenir gratuitement ?

Les personnes morales et physiques qui sont inscrites au RCS, au RSAC et au RSEIRL de Lyon et des autres regions de France peuvent demander un KBIS. Il s’agit en d’autres termes des auto-entrepreneurs, des artisans, des sociétés (SA, SARL, SASU …), des associations, des agents commerciaux numérotés au RSAC et des personnes physiques numérotées au RSEIRL.

Avant, la demande d’un KBIS devait se faire auprès du greffe du tribunal dont dépend la société qui en avant besoin. La demande pouvait se faire sur place, par courrier ou en ligne via le site infogreffe.fr. Les entreprises qui avaient régulièrement besoin d’un KBIS pouvaient souscrire un abonnement de 24 mois.

Depuis 2019, en octobre, les greffiers des 134 tribunaux de commerce de France ont mis au point un portail sécurisé en ligne dont l’objectif est de faciliter les démarches administratives liées à la demande de l’extrait de KBIS auprès des greffes. Baptisé MonIdenum, ce portail qui est en partenariat avec infogreffe.fr offre aux mandataires sociaux des entreprises d’obtenir un extrait gratuit du KBIS.

Il est à noter que ce service se limite à la consultation et au téléchargement du KBIS. Pour ce qui est de la création et des démarches d’immatriculation, les futurs entrepreneurs doivent toujours se rendre auprès des bureaux du greffe du tribunal du commerce.

Les représentants légaux des entreprises doivent d’abord accéder au site MonIdenum pour s’enregistrer et acquérir une clé d’authentification unique. Pour ce faire, ils doivent donc :

Aller sur le site et cliquer sur Activer MonIdenum. Les concernés vont devoir renseigner leur email, le numéro de la carte d’identité, le numéro de téléphone et l’adresse de l’entreprise qui les mandate. Dès lors que toutes les informations sont enregistrées, le compte est créé puis validé.

Pour télécharger gratuitement l’extrait de KBIS, il faut se connecter sur le service, introduire son identifiant et son mot de passe et une fois dans son interface personnelle, cliquer sur KBIS et Performances. Par la suite, il ne reste plus qu’à télécharger. Le document peut ensuite être imprimé au format PDF.

À noter que l’identité du représentant légal d’une entreprise est comparée avec celle des personnes inscrites sur le registre du commerce et des sociétés au moment même de l’activation du compte. Il en sera ainsi chaque fois qu’il va entreprendre une mise à jour pour son entreprise. Aucune autre personne, autre que lui, n’est pas autorisée à télécharger ce document au nom de l’entreprise.

MonIdenum propose également d’autres services. Depuis ce portail, le représentant légal d’une entreprise peut gérer ses mandats, recourir à tous les services du tribunal du commerce (action en justice, saisie du tribunal, consultation des procédures), et se rapprocher du site du tribunal pour effectuer les différentes procédures judiciaires (assignation à comparaître, opposition, requête en tous genres).

Peut-on modifier le contenu de l’extrait du KBIS ?

Il ne s’avère pas futile de noter que pour tous les événements qui interviennent dans la vie d’une entreprise et qui modifient ses statuts (changement de dénomination sociale, déménagement du siège social, changement du capital social, changement des organes de direction), l’extrait du KBIS doit être modifié. Jusqu’ici, il n’est pas possible de modifier directement le contenu d’un extrait de KBIS en ligne. Cette prestation n’est pas non plus gratuite.

Pour apporter des modifications, le représentant légal de l’entreprise doit se rendre sur le site infogreffe.fr, se connecter sur son compte et s’acquitter des étapes suivantes :

• Renseigner le SIRET/SIREN
• Remplir le formulaire M2
• Télécharger les pièces justificatives demandées
• Effectuer une signature électronique
• S’acquitter des frais de greffe via une carte bancaire

Autrement, ce représentant légal peut se rendre auprès du tribunal du commerce ou prendre contact avec son CFE. Mais il ne peut effectuer de modification, qu’après avoir convoqué les associés et actionnaires pour une AG extraordinaire, modifié les statuts et publié un avis de modification dans un journal d’annonces.