Organiser une visioconférence : quel est le matériel nécessaire ?

Organiser une visioconférence n’est pas toujours une mince affaire. Pourtant, les webinaires et autres événements digitaux s’enchaînent.

De quoi avez-vous besoin pour mener à bien votre projet ?
Comment être certain que tout se passe bien et donner la meilleure image de votre entreprise ?

Id2son s’applique à mettre en avant la meilleure approche pour votre business et propose le matériel de visioconférence le plus adapté à vos besoins.

 

Le B.A BA pour organiser une visioconférence de qualité

Vous décidez d’organiser une rencontre digitale ou de présenter un projet. Vous avez un devoir de réussite. Comment agir ? Premièrement, il est important de comprendre une nuance pas toujours connue du grand public.

 

Quelle différence entre une barre et une caméra ?

La caméra est plus simple d’utilisation que la barre. Cette dernière a une vision panoramique et cible l’objectif sur la personne qui parle. La barre est un concentré de technologies qui permet entre autres d’organiser une réunion plus rapidement, de ne plus avoir de problèmes de compatibilité entre le micro et la caméra. Grâce à elle, les organisateurs peuvent préparer un échange avec leurs équipes en moins de 5 minutes.

La solution est complète : le kit clé en main de l’organisation de visio.

 

Les éléments essentiels pour organiser une visioconférence professionnelle

Les éléments indispensables pour organiser une visioconférence sont bien sûr une connexion internet, un ordinateur et un logiciel spécifique. L’ordinateur doit être équipé d’un écran, d’enceintes, d’un micro et d’une caméra. Tout doit être évidemment fonctionnel.

Un logiciel de visioconférence est incontournable. Les meilleurs du marché sont :

• Microsoft Teams (gratuit jusqu’à 100 participants),
• Google Meet (pour les visioconférences qui comptent moins de 150 participants),
• Livestorm (gratuit jusqu’à 20 minutes : le tarif passe ensuite à 79€ par mois),
• Zoom (qui peut accueillir jusqu’à 300 participants),
• Le must : Adobe Connect.

Notez toutefois qu’il existe des appareils d’experts comme la barre de visioconférence : elle réunit tous ces éléments en un seul produit. Ces équipements ont été conçus pour produire un rendu audiovisuel parfait.

Inconvénient : le montage est plus difficile par la suite. Charge à chaque entreprise d’estimer si elle dispose des connaissances nécessaires pour le faire ou des ressources pour déléguer cette tâche technique.

 

Raisons de bien choisir son matériel de visioconférence

Choisir son matériel de visioconférence n’est pas anodin. Il est important de prendre un matériel dont vous comprenez l’utilisation et surtout, qui offre un résultat audiovisuel incomparable. En quoi est-ce déterminant ?

 

Augmenter la délivrabilité du message

Que la communication soit interne à l’entreprise ou externe, à destination des clients, la qualité du matériel de son et d’image est essentielle. En effet, l’attention de la cible est moins soutenue s’ils sont confrontés à un matériel de faible qualité ou défaillant.

Captiver un auditoire n’est pas facile. Ça l’est encore moins sur internet, où les stimuli sont nombreux. Il est donc préférable de mettre toutes les chances de votre côté et de miser sur un équipement haut de gamme.

 

Organiser une visioconférence pour améliorer l’image de sa marque

Une visioconférence bien menée est une véritable publicité pour votre entreprise. En effet, vous vous positionnez en tant que leader ou expert. Cela induit un sentiment d’autorité chez le client, qui aura ainsi tendance à acheter votre offre plutôt qu’une autre.

Une image professionnelle est de plus essentielle pour le succès d’un produit et d’une marque. Avoir le bon matériel et organiser une visioconférence réussie confirme que vous êtes un collaborateur efficace, professionnel et formé. Cela accroît votre crédibilité. Un bon augure pour des partenariats à venir ?

 

En bref, pour réussir votre visioconférence, n’oubliez pas :

• De vérifier les branchements, la présence des bons câbles à J-1,
• Toujours à J-1, préparez les équipements dont vous aurez besoin, à savoir une caméra, un support pour écrire ou une clé USB pour transférer le PowerPoint, un ordinateur, un écran, des enceintes et surtout, le logiciel de visioconférences.
• Contrôlez la connexion internet 2 heures avant le début de l’événement.