Quels sont les postes les plus chronophages en entreprise ?

Le chargé de facturation

Le chargé de facturation est la personne responsable du contrôle et du suivi du cadre budgétaire de l’entreprise. Il s’occupe entre autres de surveiller et de superviser tous les échanges financiers avec les clients. Pour ce faire, il utilise les devis et les factures qu’il doit émettre conformément aux services ou produits fournis.

Même si, en théorie, il s’agit d’une mission assez accessible, elle présente son lot de difficultés. La plus flagrante est le temps qu’elle peut nécessiter. Cela est d’autant plus vrai pour les grandes entreprises qui possèdent des portefeuilles clients impressionnants. Heureusement, le chargé de facturation a à sa disposition quelques options pour se faciliter la tâche et optimiser son temps d’exécution.

Il peut d’une part demander à être assisté par un personnel supplémentaire afin de répartir les charges liées à son poste. Toutefois, cette alternative est souvent la moins viable, car elle représente des dépenses non négligeables pour la société. Il est donc probable que la demande soit rejetée. À la place, le chargé de facturation peut se tourner vers un logiciel de devis et factures afin d’automatiser les processus commerciaux et donc gagner du temps.

Quelles sont les fonctionnalités d’un tel logiciel ?

Le logiciel de factures et devis apparaît comme l’instrument idéal pour soulager le chargé de facturation de la pression qu’il subit au quotidien. Il représente une plus-value indéniable en raison des diverses fonctionnalités dont il peut faire profiter l’entreprise.

Générez tous les types de documents de vente

Le logiciel de factures et devis permet principalement de générer automatiquement vos devis et factures. En considérant le fait que ce sont des documents délicats et contenant de nombreuses informations, il s’agit d’une fonctionnalité très utile. Pour aller plus loin, il donne même la possibilité de créer les bons de commandes ou de livraisons.

En quelques clics seulement, et sur la base de données préalablement entrées, des devis et factures conformes aux normes sont créés. Afin que le chargé de facturation puisse envoyer des factures représentatives de l’entreprise, de nombreuses options de personnalisation sont disponibles.

Créez des fiches clients avec la plateforme

Les fiches clients sont des documents récapitulatifs qui regroupent l’ensemble des transactions avec un client. Autrement dit, il est possible d’y retrouver tous les devis et factures échangés avec ce dernier au cours d’une période donnée. Ce sont là des informations cruciales pour le responsable de la facturation. Heureusement, avec le logiciel de factures et de devis, elles sont émises automatiquement sans son intervention.

Analysez de manière détaillée les activités

Le logiciel de factures et de devis fournit également un certain nombre de statistiques et de rapports. Ils sont à la fois détaillés et simples à interpréter. Il est possible d’en tirer plusieurs indicateurs importants qui apporteront une aide cruciale à la décision ou l’orientation de la stratégie de l’entreprise.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de devis et factures ?

Compte tenu de ses fonctionnalités, le logiciel de devis et factures est bénéfique sur plusieurs plans. Premièrement, il permet au chargé de facturation de gagner énormément de temps. L’automatisation de la création de certains documents en est la cause. Si le chargé de facturation le faisait auparavant seul en plusieurs heures, il est désormais en mesure de les avoir en quelques minutes avec le bon outil. Un tel gain de temps accroît son efficacité et sa productivité, car il a ainsi la possibilité de se consacrer à d’autres tâches.

Deuxièmement, cet outil améliore le suivi des clients. En regroupant les informations importantes sur chacun d’eux, il offre une vision d’ensemble de l’évolution des échanges. De fait, les impayés ou les retards sont mieux pris en charge. Les relances sont également organisées de manière plus efficace.

Pour finir, il favorise une meilleure gestion des données. Tout étant automatisé, les risques d’erreur sont très faibles, voire nuls. Il en est de même pour les pertes d’informations qui ne seront plus que de mauvais souvenirs. Le logiciel fait office de base fiable qui sauvegarde et stocke toutes les données sensibles.

Il en ressort donc qu’il s’agit à tous les points de vue d’un outil de travail indispensable à ce poste. Si vous occupez ce poste, nous vous recommandons l’usage d’un logiciel de devis et factures.

Le poste de chargé des ressources humaines

Le département des ressources humaines est connu pour représenter une partie importante de l’entreprise, puisqu’il s’occupe de gérer l’ensemble du personnel de la société. Sachant que ce dernier est le moteur même de l’entreprise, l’importance et l’ampleur de la tâche ne font aucun doute.

Le chargé des ressources humaines qui est généralement à la tête de ce service est souvent occupé de bien des manières. Il y a certaines missions inhérentes à sa fonction qui s’avèrent très chronophages et impossibles à éviter.

La gestion des documents

Le département des ressources humaines traite une quantité très importante d’informations. En effet, énormément de documents sont rédigés et traités chaque jour. Ils sont relatifs à de nombreux aspects tels que les paies, les recrutements, les congés ou encore les formations.

Bien entendu, les divers documents générés doivent être triés et classés de façon à simplifier la recherche pour des usages ultérieurs. Lorsque le système d’archivage de l’entreprise est traditionnel, les désagréments qui y sont liés se révèlent tout aussi nombreux. En plus de la perte de temps, cela engendre une perte d’informations et un stockage parfois chaotique. Il est du devoir du chargé des ressources humaines de s’assurer que le service remplisse parfaitement toutes ses fonctions malgré ces contraintes.

Les processus liés à la gestion de la carrière

En fonction de leur parcours dans l’entreprise, les collaborateurs initient divers processus. Ils sont importants dans la mesure où ils favorisent la cohérence des actions. Cela peut être dans le cadre d’une promotion par exemple. Le véritable défi de la fonction est que, d’une part, il est fréquent de lancer plusieurs processus en même temps. Ils peuvent parfois être longs en raison du respect d’une certaine chaîne hiérarchique. Leur gestion simultanée est donc difficile.

De plus, il est fréquent que certains d’entre eux ne soient plus du tout adaptés à la dynamique ou à l’organisation de l’entreprise. Si tel est le cas, il s’ensuit des ralentissements considérables qui sont à la base de surcharges. L’accumulation de processus inachevés aboutit à une augmentation significative de la charge de travail. Malheureusement, les délais qui y sont impartis ne sont souvent pas prolongés.

Afin que de telles situations soient évitées, il est opportun de procéder à une révision de l’ensemble des démarches. Elles doivent être améliorées et optimisées pour correspondre aux nouvelles dispositions de la société. Lorsque des postes sont ajoutés ou retirés par exemple, cela doit être pris en compte.

Les demandes reçues par les RH

Le département des ressources humaines est également assailli par les demandes provenant tant des collaborateurs que des supérieurs. Elles peuvent être d’un ordre purement technique ou même relever de la responsabilité d’une autre équipe. Les demandes d’ordre technique naissent généralement de préoccupations liées à la gestion de la carrière. Elles concernent alors :

• les congés payés,
• les dates de rémunération,
• les modalités de gestion des avances et des sanctions liées au salaire,
• le processus de formation,
• le départ à la retraite et les cotisations,
• les réclamations sur les fiches de paie,
• le suivi pur du contrat de travail.

Répondre à chacune de ces préoccupations est particulièrement chronophage. Cela devient encore plus difficile lorsqu’il s’agit d’une nouvelle équipe. Dans le cas d’une holding, la gestion peut sembler impossible, surtout avec l’ajout des contrats externes. Il convient alors de mettre en place un système qui vous permettra de répondre efficacement aux demandes techniques.

Dans ce cadre, vous pouvez vous servir d’un portail de gestion automatisé. Celui-ci, comme un logiciel de gestion, compilera toutes les informations qui peuvent être mises à la disposition de vos collaborateurs. Ces derniers, munis d’un identifiant et d’un mot de passe, auront accès aux informations qui les concernent. Ils pourront alors obtenir à tout moment les données nécessaires à la satisfaction de leurs besoins. Vous n’aurez donc plus à perdre de temps en réclamations. Le plus important sera pour vous de tenir le logiciel à jour.

La gestion des cas particuliers

La gestion des ressources humaines est principalement centrée sur le personnel. De fait, le responsable et ses collaborateurs traitent constamment avec un groupe hétérogène. Pour assurer une gestion optimale, il faut tenir compte des particularités de chacun. Cela peut prendre un temps relativement long, surtout dans la mesure où vous devez effectuer un travail d’analyse. Vous pouvez alors y perdre des heures, voire des journées sans une bonne organisation.

Pour y remédier, la solution est d’opter pour la programmation de séances de discussions avec vos collaborateurs. Cela devra suivre un planning précis que vous aurez mis à leur disposition à l’avance. Vous pourrez alors procéder de manière ordonnée, afin d’éviter de perdre du temps.

Le responsable du service client et le chargé du service des achats

Le principal objectif d’une entreprise est d’être en mesure de répondre aux préoccupations des clients. Cela part de la fourniture des services au suivi et à la gestion de la relation client. Cependant, dans une entreprise, une mauvaise organisation peut rendre cette activité difficile à gérer. Cela peut même entraîner un ralentissement de l’activité de la société. Il convient alors de se concentrer sur le service achat et le service clientèle pour optimiser votre activité.

Le service des achats

Dans une entreprise, le service achat est considéré comme le lien entre la production ou les fournisseurs et l’organisation. Il s’occupe principalement de recevoir les produits et de s’assurer de leur conformité aux besoins de la structure. Sur ce plan, l’action du service sera différente s’il s’agit d’un producteur interne ou d’un fournisseur.

Lorsqu’il est question d’une production interne, le service achat s’occupe essentiellement de l’approvisionnement du matériel et des matières premières. En revanche, pour un fournisseur, le travail sera tourné vers l’acquisition aux meilleurs prix et dans les meilleurs délais des produits. Dans tous les cas, il faudra s’assurer de la présence d’un stock conséquent et de qualité pour faciliter la fourniture des services de l’entreprise.

En dehors de cela, le service achat supervise l’organisation de la distribution des produits auprès des franchises ou des grossistes. Il doit alors avoir une liste exhaustive des points de revente, des clients spéciaux et un document portant le suivi. L’établissement de ces éléments constitue une activité délicate et chronophage. Elle demande un travail d’analyse qui n’est pas forcément facile à exécuter dans un laps de temps réduit.

Par ailleurs, la gestion des stocks au niveau de chaque pôle de vente et de la maison mère est une tâche quotidienne. Lorsqu’elle n’est pas soumise aux meilleures conditions d’exécution, elle peut constituer la seule activité de la journée. Face à cela, il est recommandé de se munir d’un logiciel de gestion au quotidien. Il servira de base de données à toute l’activité.

Le service client

Considéré comme indispensable au fonctionnement de l’entreprise, le service client est aussi un poste chronophage. Cela s’explique par le fait que sa gestion nécessite la compilation d’informations souvent aléatoires. Toutefois, il implique un niveau de communication et de réactivité qui ne sont pas compatibles avec une gestion optimale. Cette dichotomie entre les besoins du service peut entraîner un ralentissement ou un arrêt de l’activité du service.

Il faut savoir que le service client commence son activité par la prospection commerciale. Celle-ci prend beaucoup de temps puisqu’il faut déterminer le type de client et l’approche qui est nécessaire à chacun. Pour réduire ce temps, il faudrait penser à établir un profil type pour chacun avant de se lancer.

Pour ce faire, il vous suffira de vous renseigner sur les différentes catégories de clients et de préparer les cas auxquels vous pourriez être confronté. Vous pourrez alors décider plus rapidement de la manière dont vous abordez vos clients potentiels.

Afin de vous faciliter la tâche, vous pourrez compiler les informations dans un fichier de suivi. Ce dernier vous aidera de la prospection à la création effective du client. De là, vous aurez à mettre en place un compte ou une ligne qui vous permettra de suivre la collaboration.

Cette astuce vous permettra de savoir quel client relancer et quel client récompenser en fin d’année par exemple. En dehors de cela, vous devrez suivre les retours de clients pour améliorer votre service. Ici, le logiciel doit être couplé à un système de communication efficace qui permettra de faire le lien avec les clients. Vous gagnerez ainsi beaucoup plus de temps que vous pourrez utiliser à bon escient pour étendre votre réseau.