Professionnels de santé : comment officialiser vos documents ?

Professionnels de santé, optez pour un tampon personnalisé

S’il y a un élément qui caractérise les professionnels du secteur médical, c’est bien le tampon encreur. Outre la facilité à authentifier un document, l’utilisation de cet outil vous aide à gagner du temps au quotidien. Il est donc capital de choisir et de personnaliser convenablement votre tampon encreur.

Quel tampon devez-vous choisir ?

Selon vos besoins, votre budget et vos objectifs de personnalisation, il est possible de choisir entre 3 types de tampons encreurs : le tampon en plastique, le tampon en métal et le tampon recyclable.

Le tampon en plastique

Avec une monture en plastique et une conception solide, fiable et esthétique, le tampon en plastique est parfait pour officialiser vos documents. La particularité de ce modèle est qu’il permet de personnaliser des empreintes de 1 à 8 lignes de textes. Vous pouvez ainsi indiquer toutes les informations requises pour identifier votre cabinet médical ou votre établissement hospitalier. Par ailleurs, les options de personnalisation s’étendent au logo de votre structure médicale.

Les meilleurs fabricants permettent de se procurer un tampon personnalisé en plastique durable. En optant pour ce modèle, vous bénéficiez d’une monture avec une garantie de 10 ans, d’un timbre en caoutchouc réalisé selon le bon à tirer, et de plusieurs cassettes d’encrage. Nous vous recommandons de choisir des montures neutres en CO2.

Le tampon encreur en métal

Ce type de tampons est réservé à un usage intensif. Leurs montures allient solidité, robustesse et grande durée de vie pour les professionnels qui officialisent plusieurs documents par jour. La particularité de ce modèle est qu’il permet d’obtenir une empreinte personnalisée et nette en un seul usage. Elle vous évite d’avoir à tamponner plusieurs fois un même document pour l’authentifier.

Vous souhaitez obtenir un tampon texte, un tampon logo ou un tampon encreur dateur ? Alors, choisissez le tampon encreur en métal !

Le tampon personnalisé recyclable

Avec une fabrication basée à 80 % sur le plastique recyclé, les tampons encreurs écologiques s’inscrivent dans une démarche de protection de l’environnement. Outre la réduction de l’empreinte écologique, ce type de tampons est pratique pour un usage régulier. Il est aussi adapté aux besoins de personnalisation des entreprises : associations, autoentrepreneurs, et médecins.

Ces tampons encreurs sont à recommander, car ils sont très maniables. Ils assurent aussi un ancrage de bonne qualité pour tous vos besoins de certification.

Comment faire et commander votre tampon encreur ?

Choisir le type de tampons adapté à vos besoins ne suffit pas pour obtenir un kit et officialiser vos documents en toute sérénité. Vous devez tenir compte de plusieurs autres paramètres pour personnaliser votre commande.

Choisissez une marque fiable

La qualité d’un tampon encreur dépend du savoir-faire de son fabricant. À ce titre, vous devez choisir vos montures en tenant compte des leaders mondiaux de ce secteur : Colop, Trodat et Shiny. Ces derniers proposent des tampons personnalisables de qualité professionnelle, et des boîtiers résistants.

Définissez vos besoins en rapport avec vos fonctions dans le secteur médical

En tant que médecin, pharmacien ou odontologiste, le choix d’un tampon encreur doit refléter vos besoins professionnels. Commencez par définir les informations indispensables qui permettent aux fournisseurs, aux clients et à l’administration d’identifier votre établissement. Le cachet peut également comporter votre logotype, le nom de votre entreprise et vos coordonnées. Privilégiez toutefois les formules ou mentions propres à votre corps de métier.

Par ailleurs, si vous recherchez un tampon pour numéroter vos documents, optez pour les tampons dateurs ou numéroteurs. Ils permettent de combiner une formule ou un texte personnalisé à la numérotation pour caractériser votre empreinte.

Choisissez la forme de votre tampon

Il existe plusieurs formes de tampons encreurs, mais nous vous recommandons les modèles ronds. Ils sont principalement utilisés sur les documents à caractère officiel. Ils sont donc parfaits pour officialiser les vôtres. La forme ronde est par ailleurs idéale pour centrer un logo. Vous pouvez ainsi utiliser le caducée propre aux professions médicales.

Si votre objectif est d’officialiser des documents relatifs à une communication d’entreprise, privilégiez les tampons rectangulaires. Avec des informations textuelles sur 1 à 7 lignes, ces modèles permettent d’obtenir une empreinte plus lisible. Vous pouvez aussi y ajouter un logo.

Commandez votre tampon encreur personnalisé

La personnalisation d’un tampon encreur s’effectue généralement en ligne, sur le site internet du fabricant. Vous y trouverez un configurateur pour renseigner toutes les informations relatives à votre accessoire d’authentification. Certaines sociétés permettent aussi à leurs clients de transmettre leur empreinte sous la forme d’un fichier électronique. Optez pour la méthode qui vous convient.

Personnel de santé, officialisez vos documents avec une signature électronique

La dématérialisation des services publics et privés favorise de nouvelles formes d’authentification, dont la signature électronique. Les structures médicales optent désormais pour le suivi en ligne et la centralisation des documents patients, en se basant sur ce moyen.

Quelle est la réelle valeur juridique d’une signature électronique ?

La signature électronique a une force probante équivalente à la signature manuscrite, en vertu de la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000. Cette valeur juridique est également mise en lumière par le Code civil en son article 1367. Elle constitue donc une preuve littérale suffisante pour officialiser vos documents. Pour faire force de droit et valoir de preuve en justice, la signature électronique doit néanmoins être qualifiée.

Il existe des exceptions qui restreignent l’usage de la signature électronique. La première concerne les documents relatifs au droit de la famille ou à la succession. La seconde est liée aux actes de cautionnement à titre privé. Puisque vous souhaitez officialiser vos documents professionnels, vous n’êtes pas sous le coup de ces exclusions en utilisant une signature électronique. Notons par ailleurs que tous les actes sous seing privé (sous signature privée) et authentiques autres que ces exceptions peuvent être signés de façon électronique.

Quel type de signatures devez-vous utiliser sur vos documents médicaux ?

Bien que la signature électronique qualifiée soit la norme pour authentifier des documents médicaux, d’autres formes de signatures peuvent vous permettre d’atteindre vos objectifs.

Signature électronique simple

Elle correspond au premier degré de reconnaissance légale et de sécurité en ce qui concerne l’authentification d’un document. La signature électronique simple est rapide à utiliser, ce qui en fait un outil très apprécié par les professionnels et les particuliers.

Si vous souhaitez officialiser vos documents grâce à cette méthode, nous vous suggérons d’y ajouter une étape d’authentification. Par exemple, un code SMS transmis aux cosignataires et indispensable à la signature permet de renforcer le procédé et lui confère une valeur légale plus importante. Vous pouvez ainsi vous en servir pour :

• un contrat d’assurance de complémentaire santé,
• un contrat de travail,
• un état des lieux d’entrée ou de sorties,
• un consentement éclairé, etc.

La signature électronique simple est réservée aux actes courants qui comportent des risques financiers ou juridiques limités.

Signature électronique avancée

Pour authentifier des documents sensibles comme les contrats d’ouvertures de compte bancaires ou des contrats de crédits à d’envergure nationale, nous vous suggérons d’utiliser une signature électronique avancée. Elle implique des éléments de vérification d’identité plus poussée que la formule simple. Vous pouvez ainsi mieux conformer votre procédure d’officialisation au règlement eIDAS qui définit la signature électronique.

Signature électronique qualifiée

Il s’agit du degré de sécurité le plus élevé en matière de signature électronique. Elle est particulièrement contraignante, car elle nécessite une validation en amont de l’identité du signataire. De plus, la clé de signature doit figurer dans un système qualifié de création de signatures électroniques (QSCDS). Pour toutes ces raisons, nous vous recommandons de réserver la signature électronique qualifiée aux procédures impliquant les administrations publiques.