Qu’est-ce que «la méthodologie au forfait» en développement de projet informatique ?

C’est quoi un projet « au forfait » ?

Les 6 points clés propres à cette méthodologie

Un projet en forfait, souvent appelé « projet au forfait », est une méthode de gestion de projet basée sur un accord contractuel entre un client (ou maître d’ouvrage) et un fournisseur (ou prestataire). Les principales spécificités de cette méthode :

1. Prix Fixe :
   Le client et le prestataire conviennent d’un prix fixe pour la réalisation complète du projet. Ce prix ne change pas, sauf si le périmètre du projet est modifié par la suite.
2. Périmètre Défini :
   Au début du projet, le périmètre, c’est-à-dire l’ensemble des tâches, fonctionnalités, et livrables, est clairement défini et documenté. C’est ce périmètre qui détermine le coût forfaitaire du projet.
3. Planning détaillé :
   Le planning pose le détail des phases de développement, des ressources engagées, fixe les échéances et précise en particulier les moments auxquels le client intervient sur des phases de validations.
4. Engagement du prestataire :
   Le prestataire s’engage à livrer le projet dans le respect du périmètre défini, des délais et du budget convenus. En cas de dépassement des coûts, c’est généralement le prestataire qui en assume les conséquences, sauf si des modifications du périmètre ont été validées par le client.
5. Risques et avantages :
   Pour le décideur, l’avantage principal est la prévisibilité budgétaire et temporelle. Le risque réside dans le manque de souplesse.
   Pour le prestataire, l’avantage est d’avoir une visibilité claire sur le périmètre du projet. Le risque est d’assumer les coûts supplémentaires si le projet s’avère plus complexe que prévu.
   Si le client souhaite apporter des modifications ou ajouts qui sortent du périmètre initial, un avenant au contrat initial est généralement nécessaire. Cet avenant précise les modifications demandées et leur impact sur le coût et les délais du projet.
6. Applications courantes :
   Les projets au forfait sont couramment utilisés dans les secteurs où le client souhaite une prévisibilité des coûts, comme l’informatique, la construction, et les services.

En résumé, un projet au forfait est un arrangement où le client paie un montant fixe pour un périmètre de travail clairement défini. Cela offre une certaine sécurité financière pour le client, mais nécessite une définition des attentes au début du projet pour éviter les malentendus ou les coûts supplémentaires.

Contours du projet et points de vigilance

Lorsque le décideur de PME que vous êtes, envisage une méthodologie de gestion de projet « au forfait » pour la réalisation d’une application web ou mobile par exemple, il est essentiel d’être attentif à plusieurs points clés pour s’assurer que le projet se déroulera de manière optimale. Ce qui laisse entendre une grosse préparation en amont (pour laquelle vous pouvez être accompagné sous forme de cahiers des charges, par exemple) pendant le projet et, anticiper l’après projet. Ci-dessous les 10 points importants sur lesquels vous devez être particulièrement vigilant :

1. Définition claire du périmètre :
   Assurez-vous que le périmètre du projet est clairement défini et documenté. Tout ce qui est en dehors de ce périmètre pourrait entraîner des coûts supplémentaires.
2. Coûts et tarification :
   Comprenez bien comment le coût total a été déterminé. Demandez une ventilation détaillée pour éviter les surprises.
   Vérifiez s’il y a des clauses concernant les coûts supplémentaires en cas de modifications ou d’extensions du périmètre.
3. Délais de livraison :
   Assurez-vous que le calendrier du projet est réaliste et convenu par les deux parties. Les pénalités pour retard doivent être clairement stipulées.
4. Qualité et tests :
   Exigez des normes de qualité élevées pour l’application. Définissez les critères de qualité et les étapes de test pour garantir que l’application répond à vos attentes.
5. Communication et points de contact :
   Établissez des points de contact clairs et des canaux de communication efficaces. Des réunions régulières pour suivre l’avancement sont essentielles.
6. Gestion des changements :
   Comprenez comment les changements seront gérés.
   Même « au forfait », des modifications peuvent être nécessaires, et vous devez savoir comment elles affecteront votre projet.
7. Ressources et expertise :
   Assurez-vous que le fournisseur a les compétences et les ressources nécessaires pour mener à bien le projet.
8. Garanties et maintenance post-livraison :
   Clarifiez les termes de la garantie après la livraison de l’application. Quel support sera fourni ? Y a-t-il des coûts associés à la maintenance ou aux mises à jour ?
9. Propriété intellectuelle :
   Vérifiez qui possédera le code source et les droits de l’application une fois qu’elle sera développée. C’est essentiel pour les futures modifications ou extensions.
10. Résiliation et clauses de sortie :
    Comprenez les termes en cas de résiliation anticipée du contrat. Y a-t-il des pénalités ? Comment la transition se fera-t-elle ?

Mettre en œuvre les facteurs de réussite : une valse à 3 temps by TCM

Une communication ouverte, une documentation claire et une compréhension mutuelle sont essentielles. Parce que la méthodologie au forfait est un outil puissant en gestion de projets informatiques, elle nécessite une organisation soignée pour en tirer le meilleur parti. C’est pourquoi The Coding Machine à pris le temps d’élaborer une approche spécifique  qui répond en 3 temps, aux 10 points de vigilance :

1. pré développements

2. développements

3. post développements

Temps 1 : « Pré développements »

La phase de conception a pour objectif de reprendre l’ensemble des éléments évoqués lors de la phase d’avant vente et de valider de manière précise que la prestation répondra parfaitement aux attentes. Cela se caractérise par la mise en place d’une série d’ateliers fonctionnels et design.

3 types d’interactions :

1- Le Kick-off

pour structurer la collaboration au mieux et représenter les modalités du projet. Cette réunion de lancement de projet permet de traiter les points suivants :

• Présentation des équipes
• Rappel des principaux enjeux du projet
• Présentation du planning et des échéances
• Planification des ateliers
• Planification des points de suivi de projet
• Rappel des points d’attentions
• Présentation des outils communs
• Validation des documents administratifs

Cet échange est formalisé par un compte-rendu de réunion.

2- Ateliers clients fonctionnels

Ces réunions de travail fonctionnelles avec le client reprennent l’ensemble des fonctionnalités en apportant un niveau de détail important. Cette série d’ateliers va permettre de valider de manière précise le périmètre du projet. Les thématiques abordées seront :

• Périmètre du projet, détail des fonctionnalités
• Arborescence de l’application, design et ergonomie
• A l’issue de ces ateliers, sera remis au client les documents suivants :
• Définition précise du périmètre exact du projet
• Livraison d’un cahier de spécifications fonctionnelles et techniques
• Livraison de maquettes

3- Ateliers UI/UX

Ces réunions de travail permettant de construire l’identité graphique du projet et les visuels de l’outil.

Temps 2 : Développement, le cœur de métier TCM

La phase de développement correspond au cœur de l’activité TCM. Il ne s’agit ni plus ni moins que, dans des langages éprouvés et pertinents, d’écrire des lignes de codes qui traduiront les fonctionnalités et permettront à l’outil de prendre forme au fur et à mesure des développements. Toutefois, il est primordial de maintenir le contact avec le donneur d’ordre pour l’informer de l’avancement du projet et valider que les développements effectués répondent aux attentes.

Une organisation spécifique est mise en place pour répondre à ces attentes.

Une fois les spécifications et visuels validés, TCM entame la phase de développements. L’objectif principal est d’éviter l’effet tunnel. Pour cela, des séances de démonstration seront menées au fur et à mesure des développements. Pour suivre l’évolution des développements et de s’assurer de la bonne tenue des plannings et du périmètre, nous mettrons en place deux comités de suivi projet :

Comité opérationnel

• Objectif : acter des décisions concernant l’orientation stratégique projet (planning, équipes)
• Fréquence : une fois par mois
• Acteurs : Responsables client & TCM

Comité de pilotage

• Objectif : suivi avancement de projet, décisions concernant le micro-périmètre et risques détectés.
• Fréquence : chaque semaine
• Acteurs : CDP TCM, développeurs et équipe client.

À l’issue de chaque réunion, un compte rendu sera rédigé et mis à disposition du client.

Une fois les développements et tests terminés (recette), TCM pourra déployer l’outil. Différentes procédures seront mises en place afin de valider que l’outil est fonctionnel et que l’ensemble des anomalies ont été traitées et corrigées. Cela implique que l’outil sera accessible et fonctionnel (en cas réel) pour les utilisateurs concernés.

Temps 3 : « Post développement », la vie d’après

Une fois l’outil déployé, TCM maintient son accompagnement à travers la mise place d’une période de garantie. Pendant cette période, TCM s’engage à corriger l’ensemble des anomalies liées aux développements effectués. Les temps de correction et la qualification des anomalies sont définis comme suit :

Une fois la plateforme déployée, le client aura la possibilité de souscrire à une offre de maintenance corrective. Elle consiste en la prise en charge des anomalies détectées (comme pour la phase de garantie) par TCM et le client pour une durée de 1 an. TCM propose différents dispositifs de maintenance, au forfait, au ticketing (détection, prise en charge et correction unitaire des anomalies, facturé au temps passé) ou hybrides.

Ce qu’il faut retenir

La méthodologie au forfait offre une sécurité financière séduisante pour le donneur d’ordre. En définissant préalablement un coût fixe pour un périmètre de travail clairement établi, cette approche élimine les surprises budgétaires souvent associées à des méthodes plus flexibles.

Le client bénéficie d’une visibilité et d’une prédictibilité financière, sachant que le coût du projet ne dépassera pas le montant convenu. De plus, des entreprises reconnues comme The Coding Machine Lyon, spécialisée dans le développement sur-mesure, adoptent cette méthodologie pour garantir la transparence et instaurer une relation de confiance avec leurs clients dès le début d’un projet.