Comment faire une signature électronique sur un PDF ?

Bien choisir un système de signature juridique

Il est tout à fait possible de solliciter Adobe Acrobat qui est le logiciel de création de fichiers PDF le plus utilisé et qui permet notamment d’ajouter un encart dédié à la signature d’un document. Une fois le PDF ouvert, son lecteur a donc la possibilité de le signer électroniquement. Le problème, c’est que contrairement à la solution proposée par Universign par exemple, la signature accessible sur un PDF peut être falsifiée et l’identité du signataire ne sera pas vérifiée.

Il convient alors de choisir un dispositif qui permet non seulement de contrôler l’identité du signataire, mais aussi de s’assurer que le document ne puisse pas être falsifié par la suite. En faisant appel à un service agréé et respectueux du règlement eIDAS, il est possible de disposer de trois niveaux de signatures différentes qui seront plus sûrs et donc légalement valables.

On distingue notamment la signature électronique simple, avancée ou avec certificat qualifié. En fonction du type de document et du besoin, il est donc possible d’opter entre ces trois niveaux et d’intégrer le dispositif à un PDF pour être signé. De nombreux professionnels de l’assurance, la banque, l’industrie, l’immobilier et autres peuvent donc opter pour ce type de dispositif afin de sécuriser la signature de documents PDF.

Comment intégrer un dispositif de signature électronique sécurisé à un PDF ?

Lorsque l’on souhaite opter pour un dispositif de signature sécurisé respectueux du règlement eIDAS, il est tout à fait possible de l’intégrer à un PDF existant afin d’en proposer la signature par la suite à la personne à qui il s’adresse (plus d’informations sur la signature sur PDF ici). Selon le dispositif choisi, la procédure peut être quelque peu différente. Cela étant, elle sera semblable le plus souvent d’un dispositif de signature électronique à l’autre.

Il faudra donc commencer par télécharger le document PDF concerné par la transaction sur la plateforme proposée par le dispositif de signature électronique. Ensuite, c’est l’identité des destinataires du document qui devront le signer qui devra être renseignée avec le nom, le prénom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone. Il est également possible de choisir la zone visuelle où la signature pourra être apposée soit, le plus souvent, en dernière page, après le détail du document. L’ensemble des informations peuvent alors être vérifiées puis le tout validé avant d’être envoyé aux signataires.

Depuis cette même plateforme, il sera possible de faire le suivi de chaque collecte de signature auprès des différents destinataires par le biais d’un tableau de bord. Ces derniers seront alertés par e-mail qu’un document en ligne est mis à leur disposition et qu’il nécessite d’être lu puis signé si consenti. Un e-mail de confirmation est ensuite envoyé au propriétaire du document afin de lui faire savoir que les signataires ont tous apposé leur signature sur le PDF. Les signatures sont donc sécurisées et le suivi de ces dernières est facilité grâce à l’utilisation de la plateforme dédiée.