Gestion de la paie en ligne : automatisez vos paies et vos déclarations sociales avec Payfit

Quels sont les enjeux principaux liés à la gestion de la paie en entreprise ?

La paie ne se résume pas au versement d’une rémunération d’un employeur à un employé. De nombreux autres éléments entrent en jeu lorsqu’il s’agit de créer un bulletin de paie.

Conformité et fiabilité

Primes, jours de congés, avantages en nature, heures supplémentaires, taxes et autres prélèvements sociaux, une fiche de paie est composée de nombreuses variables. Pour avoir en tête toutes les mentions obligatoires de la fiche de paie, rendez-vous sur notre article dédié détaillant toutes les étapes pour faire une fiche de paie.

Il faut également garder en tête que l’évolution permanente des réglementations impacte les bulletins de paie. L’enjeu ici étant que ces variables soient justes afin d’éviter d’éventuelles conséquences sur le plan légal et financier.

Mais la gestion de la paie n’impacte pas uniquement le salarié et l’entreprise. Les organismes sociaux, le dirigeant ou encore l’État sont également impliqués. Au-delà de l’aspect légal et/ou financier, c’est l’image de l’entreprise qui en patie.

Données sensibles et confidentialité

Lorsque l’on parle paie, on parle de données sensibles et stratégiques qui ne sont généralement pas publiques. De ce fait, tous les éléments liés à la paie doivent être protégés. Il existe un réel enjeu de sécurisation des données que vous ne devez pas sous-estimer lorsque vous souhaitez changer de prestataires de paie ou réaliser vos premiers exercices de paie.

Climat social et pérennité

Autre élément essentiel à garder en tête : votre gestion de la paie joue un rôle central dans la réussite durable de votre PME. Une bonne gestion de la paie vous permet de créer un climat social apaisé. En effet, la gestion de la paie et des RH répond aujourd’hui à de nouvelles attentes. Le besoin de transparence pour les collaborateurs à une importance considérable. Recevoir un bulletin de salaire à temps, avoir accès à ses documents RH ou sont des éléments à ne pas négliger dans sa politique RH mais également dans sa politique d’entreprise.

Quelles sont les différentes options de gestion de la paie ?

Plusieurs options sont envisageables en matière de gestion de la paie lorsque l’on est une PME : l’externalisation et l’internalisation. Nous parcourons ensemble ce qu’implique chacune des options.

1- L’externalisation de la paie

Certaines entreprises confient la gestion de leurs paies à un expert-comptable. Celui-ci est chargé de la paie et des déclarations sociales. Il se charge également de toutes les tâches ponctuelles : arrivées, départs, avenants sur les contrats. Il se charge également du traitement de vos procédures fiscales et juridiques. Il peut vous épauler sur des sujets d’optimisations fiscales, vos procédures juridiques, etc.

Cette option est souvent choisie par crainte de se perdre dans la complexité de la paie, pénurie du personnel, la volonté d’économiser du temps ou encore l’absence de connaissances précises dans ce domaine. Toutefois, travailler avec un expert-comptable implique de nombreux allers-retours par mail ou par téléphone. En moyenne, 1 à 3 jours d’échanges sont nécessaires en fin de mois afin de pouvoir lui transmettre toutes les informations nécessaires à l’édition du bulletin.

2- L’internalisation de la paie

L’internalisation de la paie peut se faire de deux façons : via un gestionnaire de paie qui intervient directement en entreprise ou grâce à un logiciel de gestion de paie en ligne.

Internalisation via un gestionnaire de paie

Comme l’expert-comptable, votre gestionnaire de paie s’occupe de la paie et des déclarations sociales. Mais sa mission ne s’arrête pas là. Création du bilan social, élaboration de tableaux de bord, suivi de la masse salariale, votre gestionnaire fait un travail de fond vous permettant de prendre du recul sur vos ressources humaines et d’en avoir une vision globale. Cette dernière facilite le travail des départements RH avec les autres départements (finance, légal, etc.).

Il devra cependant se former en continu sur l’évolution des réglementations pour pouvoir gérer solidement ses paies. Car le risque d’erreur est bien présent et les erreurs commises en interne peuvent coûter cher à l’entreprise. Ceci représente un coût supplémentaire pour l’entreprise.

Internalisation via un logiciel de gestion de paie en ligne

De nombreuses solutions de gestion de la paie en ligne existent. Tous ne proposent pas les mêmes options. La plupart prennent en charge l’édition et la vérification des bulletins, permettant ainsi à l’employeur de déléguer plusieurs missions liées à la paie. Certaines solutions vous permettent de  gérer vos documents juridiques (certificats de travail) et les éléments de rémunération (congés, primes, notes de frais) sont directement intégrés à la solution. C’est par exemple le cas de PayFit.

L’entreprise gagne en autonomie : une plus grande visibilité est possible grâce à des fonctionnalités d’export de données stratégiques et de tableaux de synthèses. Sur PayFit, la simulation d’un bulletin avant édition vous permet de gagner en visibilité et de piloter votre politique salariale simplement. De leur côté, les salariés apprécieront le fait de pouvoir directement faire leurs demandes de congés et de notes de frais via le logiciel.

En ce qui concerne leur utilisation, elle  ne nécessite pas de connaissances poussées en paie : le logiciel de gestion de la paie en ligne se charge d’effectuer tous les calculs chronophages avec les taux en vigueur. Ceci garantit également une plus grande fiabilité des bulletins.

 

 

Tout comme les avantages d’une paie digitalisée, les logiciels de gestion de la paie en ligne sont nombreux. Trouvez une solution de gestion de la paie qui réponde le mieux à vos besoins nécessite un travail de recherche en amont.

Comment bien choisir son logiciel de paie ?

Reprenons point par point les pistes de réflexion à étudier afin de savoir quel logiciel de paie est le plus à même de correspondre à votre organisation et à vos attentes.

1. Simplicité d’utilisation : avoir une interface intuitive vous permettra de gagner en rapidité dans le traitement de vos paies et vous assurera un gain de temps. Bénéficier d’une démonstration de l’outil est un bon moyen de se projeter. 
2. L’édition automatique des bulletins de paie : votre outil doit être un véritable guide qui vous oriente dans votre façon de renseigner les différentes variables de paie. Sur PayFit, après un paramétrage réalisé par nos équipes, vous disposez de garde-fous pour vous aiguiller dans votre utilisation de la solution et vous éviter d’éventuelles erreurs.
3. L’automatisation de vos déclarations sociales : pour que vous n’ayez à gérer que le paiement des cotisations correspondantes par télérèglement. PayFit génère votre DSN, suite aux informations que vous renseignez, et l’envoie automatiquement à Net-Entreprise. Vous n’avez pas à vous en soucier !
4. Un logiciel de bulletin de paie tout en un avec gestion des congés et absences, temps de travail, notes de frais : pour compléter votre module paie, un logiciel avec des fonctionnalités SIRH vous permettra d’alimenter certaines informations relatives à l’édition du bulletin de paie. Par exemple, PayFit propose un module de gestion du temps de travail afin de vous permettre de calculer les heures supplémentaires et de les ajouter ou non automatiquement aux bulletins de salaire concernés.
5. Sécurité des données : ici, il s’agit de s’assurer que des mesures de protection efficaces pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données présentes sur votre logiciel de paie aient été mises en place. À titre d’exemple, PayFit bénéficie de certification ISO 27001, une norme internationale de sécurité des systèmes d’information.
6. Mise à jour continue des informations légales et réglementaires : pour garantir la fiabilité de vos paies, votre outil se doit de prendre en compte voire même d’anticiper toutes les évolutions réglementaires. Sur PayFit, des experts en droit du travail veillent à ce que chaque évolution du droit du travail soit prise en compte par la solution. Ces juristes sont chargés d’anticiper tout changement et de les communiquer aux clients.
7. Des experts dédiés pour répondre à vos questions : ne serait-ce que pour assurer le paramétrage de votre compte ou vous aider dans votre transition avec votre précédent système de gestion de la paie, un support client est indispensable.

Vous êtes DRH, dirigeant général ou directeur financier et vous souhaitez en savoir plus sur cette solution de gestion de la paie destinée au PME ?