Le secrétariat externalisé : une opportunité pour l’entreprise en plus d’une aubaine pour le dirigeant

Le secrétariat externalisé kesako ?

La secrétaire d’autrefois est la management assistant d’aujourd’hui

Jadis, la secrétaire occupait une place prépondérante au sein de l’entreprise. En charge de l’accueil, téléphonique ou physique, des tâches administratives, elle organisait, préparait le travail de son supérieur ou de tout un département. Elle gérait l’agenda, tapait des lettres et des rapports, répondait au téléphone et organisait des réunions, des congrès… Aussi en charge de la gestion du bureau, parce que responsable de l’achat et de la gestion des fournitures. Elle gérait le stock, passait les commandes à temps et évitait ainsi les ruptures. Et puis sont arrivés la dématérialisation, la performance et les circuits courts.

Aujourd’hui, en tant que Management Assistant, la feu secrétaire de direction s’est rapprochée de façon opérationnelle du manageur et de son entreprise. La direction lui confie des informations et des chiffres confidentiels qu’elle gère en toute autonomie et discrétion.

Sa responsabilité est décuplée parce qu’elle intervient dans les secteurs clés de l’entreprise : commerce, relation client, RH, relation fournisseurs, comptabilité, …

Des secrétariats par professions (médical, juridique, avocat, …)

Dans sa pratique au quotidien, même si ses actions restent généralement standardisées, la secrétaire évolue dans un écosystème professionnel qui fait appel aux codes de l’activité, un vocabulaire propre, des savoirs-faires.

En particulier pour des secteurs tels que le médical, le juridique, les avocats, etc. On parle alors de secrétariat médical, de secrétaire juridique, etc.  

Suivant les fonctions attendues (contact client ?) un “vernis” professionnel peut s’avérer nécessaire. C’est pourquoi ces secteurs font l’objet d’offres de cabinets spécialisés qui mutualisent des compétences et les proposent aux entreprises sous formes de prestations.  

Une assistance administrative opérationnelle

Mais comme un actif, une balance générale, un arrêt de travail, les congés payés, un rapprochement bancaire ou encore les notes de frais restent des éléments comptables identiques pour tous, l’assistante administrative est une ressource immédiatement opérationnelle.

Parfaitement au fait de la charge mais aussi des contraintes et impacts qu’ils représentent, l’assistante administrative est le support qui va assurer à l’entreprise, une gestion rigoureuse et optimisée.     

Qui fait appel aux assistantes administratives et pourquoi ?

Sont concernés par l’assistance administrative externalisée

• La start-up qui démarre ne se pose pas la question d’internaliser ou non certaines fonctions. L’assistance administrative s’impose à l’entrepreneur qui souhaite focaliser son attention sur le développement de son activité naissante en toute sérénité, sans être parasité par le stress de la gestion.
• La PME qui assure sa croissance et développe ses effectifs est face à une charge administrative et un besoin de compétences inhérentes qui dépassent la simple implication et bonne volonté du dirigeant.
• L’ETI, qui internalise son DAF, sous-traite à différents niveaux une large part opérationnelle de son organisation administrative.

Pourquoi externaliser son administratif ?

Les raisons qui motivent un secrétariat / assistance administrative externalisé sont de différentes natures:

• La taille et la maturité de l’entreprise ;

• Un profil d’entreprise ou d’activité qui par nature nécessite plus ou moins d’administratif (saisies, formalisation de contrats, relations client, etc) ;

• Une volonté et une capacité des managers à s’impliquer dans la gestion administrative de l’entreprise. L’homme à tout faire de l’entreprise a ses limites.

HC Partenaire, un partenaire de confiance pour gagner du temps, de l’argent et de la sérénité

La promesse de Claire Henry qui dirige HC Partenaire depuis plus de trois ans, est de vous faire gagner du temps. Vous pourrez vous décharger de vos tâches administratives rapidement, simplement, en toute confiance.

Un facteur clé : la confiance

L’implication de HC Partenaire va au-delà de la simple prestation commerciale. HC Partenaire se positionne comme une interface opérationnelle entre votre entreprise et vos partenaires / prestataires. Pour cela, elle agit “en marque blanche”. La qualité, la rapidité et la flexibilité qui sont les valeurs de l’entreprise performante, sont aussi celles de HC Partenaire.

Assurance d’un gain de temps profitable, d’argent et de stress. Vous remplacez ainsi vos pénalités de retards par de la sérénité et une plus grande disponibilité pour votre coeur de métier.

Comment se déroule une mission ?

Présentiel et/ou télétravail, une réponse dimensionnée au plus près au besoin client

HC Partenaire dimensionne son temps, en présentiel et/ou à distance suivant le besoin qui est le vôtre. Une simple demi-journée par semaine par exemple, peut suffire à valider la passation d’information.

Un périmètre déterminé

C’est la lettre de missions qui balaie les différents domaines d’interventions que vous souhaitez faire prendre en charge. Elle référence les prestations dans les domaines suivants :

• le secrétariat courant ou de direction (lettres, devis, facturation, prise de rendez-vous, contact clients / fournisseurs) ;

• la gestion commerciale et appels d’offres (suivi commercial, résolution de litiges, …)

• la gestion administrative (gestion des stocks, suivi de chantiers) …  

• préparation comptable (recettes, dépenses, documents de banque, pré bilan, …)  ;

• l’aide à la création d’entreprise ;

• la formation des salariés ;

• …

Elle précise une volumétrie de temps répartie entre un temps de présence en entreprise (si cela est nécessaire) et un temps de télétravail qui déterminent alors le montant de la prestation.

Quatre étapes pour définir une mission

1. L’entretien téléphonique
   Ce premier échange nous permet d’identifier vos besoins, les problématiques que vous rencontrez et sur lesquels vous souhaitez être secondés.

2. Rendez-vous physique ou par téléconférence
   Nous étudions ensemble les actions à mener et les conditions d’exécution afin d’assurer un partenariat optimal

3. Ouverture de la mission
   La lettre de mission définit les conditions d’exécution de la collaboration

4. Le reporting
   Des points réguliers sont prévus tout au long de la mission pour vous assurer de la bonne exécution des prestations

Ce que coûte une prestation d’assistance administrative

Ponctuelle, récurrente ou régulière

Un contrat peut être ponctuel (l’intervention “en pompier” fait l’objet d’un surcoût), récurrente (sur une tâche qu votre entreprise reconduit chaque mois) ou conclu pour une collaboration de plusieurs mois. Par exemple, vous choisissez d’être secondé(e) 10 heures par semaine.

Cela correspond à un forfait de 40 heures par mois, soit 2 heures par jour du lundi au vendredi ou réparties autrement suivant votre besoin. Les tarifs appliqués sont soumis à TVA et ne comprennent pas les frais inhérents à la mission (affranchissement, autres dépenses liées à la réalisation des tâches confiées).

Parce que chaque entreprise est unique et ses besoins spécifiques, les prestations HC Partenaire le sont tout autant. Les tarifs de votre télésecrétaire sont modulables selon votre besoin. 

N’hésitez pas à prendre contact pour un devis personnalisé, gratuit et sans engagement.

Ce qu’en disent les clients

Cédric Bidet est développeur web et dirigeant de Web-ID. Depuis quelques années, il collabore avec HC Partenaire qu’il présente comme une aide certaine dans son activité quotidienne en plus d’un gain de temps évident. Témoignage en images.