Plan d’optimisation des frais généraux : gagnez à externaliser

Sommaire et accès rapide :

• Pourquoi surveiller tout particulièrement ce poste ?
• Mais qu’appelle t-on « frais généraux » ?

• Quels sont les postes de charges inclus dans les frais généraux

• Comment réduire ses coûts et maîtriser ses frais généraux

• Faire appel à un tiers pour analyser ses coûts et proposer des alternatives
• A2E Consultants propose d’alléger vos frais généraux
• Dépasser à chaque fois résultat moyen obtenu à ce jour
• Solutions adaptées et coûts de prestation déterminé
• 8 points pour son plan d’optimisation

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Pourquoi surveiller tout particulièrement ce poste ?

Pourquoi est-il essentiel de donner une définition précise et de porter une attention toute particulière aux frais généraux de son entreprise ? Pour différentes raisons stratégiques de gestion évidentes ; parce que la maîtrise des coûts est indispensable quand les marges commerciales se réduisent ; …

Mais aussi et surtout parce que les frais généraux entrent pour une part importante dans le calcul qui formalise le niveau d’activité de l’entreprise et particulièrement, celui à partir duquel elle dégage des bénéfices : son seuil de rentabilité.

Comme les frais généraux sont aussi le reflet des choix de gestion, un montant de frais généraux peut entamer sérieusement une capacité bénéficiaire et par conséquent, la rentabilité.

Mais qu’appelle t-on « frais généraux » ?

Par frais généraux, on entend l’ensemble des charges supportées par l’entreprise qui ne sont pas directement liées à la production du bien ou du service vendu, mais nécessaire pour autant à l’exercice normal de l’activité de l’entreprise. Ce type de frais n’entre pas directement dans la production mais participe à créer et maintenir son cadre matériel nécessaire.

Ces frais varient à la fois d’une entreprise à l’autre dans une même filière, mais également, d’une activité à une autre. Suivant le secteur d’activité, on parle alors de frais de fonctionnement ou de frais d’exploitation. En comptabilité, dans un compte de résultat simplifié, il est alors question des autres charges externes.

Quels sont les postes de charges inclus dans les frais généraux

L’éventail de ces frais étant très large, ils sont catégorisés. On trouve ainsi dans les frais généraux :  

• Les consommables
  (fournitures de bureau, produits d’entretien, outillages,…) ;
• Les prestations de services techniques
  (nettoyage, gardiennage, accueil, logistique, maintenance, sécurité,…) ;
• Les prestations intellectuelles
  (communication, le juridique, la publicité, la recherche,… ) ;
• Les investissements
  (travaux neufs, agencements, matériels Informatique,… ) ;
• Les impôts, taxes et cotisations
  (taxes foncières, professionnelles, cotisations, …).

En termes comptables, les frais généraux se ventilent dans les comptes suivants :

• 60 – Autres achats non stockés (achats d’études et de prestations de services ; matériels, équipements et travaux ; d’approvisionnements non stockés ; frais accessoires sur achats non stockés ; rabais, remises, ristournes sur achats non stockés)
• 61- Autres charges externes (soit la sous-traitance générale ; redevances de crédit-bail ; locations immobilières et mobilières ; charges locatives et de copropriété ; travaux d’entretien et de réparations ; primes d’assurances ; études et recherches et divers)
• 62- Autres services extérieurs (tels que le personnel extérieur à l’entreprise ; rémunérations d’intermédiaires et honoraires ; publicité, publications, relations publiques ; transports de biens et collectifs du personnel ; déplacements, missions, réceptions ; frais postaux et de télécommunications ; services bancaires et autres charges externes diverses)

A noter que selon les entreprises et le type d’activité, les factures peuvent être enregistrées dans des comptes  différents. De cette façon, pour un transporteur, le carburant sera passé en Achats et non en Frais généraux.

Cet ensemble de dépenses représente :

• de 15 à 40 % des achats ;
• jusqu’à 25% du CA selon l’activité et périmètre pris en compte ;
• jusqu’à 6 % de résultat ;

Comment réduire ses coûts et maîtriser ses frais généraux

Le chef d’entreprise dispose d’un certain nombre de leviers sur lesquels agir pour optimiser ses charges et faciliter la réduction des frais généraux. A commencer par le contact des fournisseurs pour leur demander une présentation de leur activité et des conditions réservées à l’entreprise. Il peut ensuite décider de rationaliser le portefeuille de fournisseurs et de restreindre les choix qu’ils proposent ; maîtriser la consommation ; supprimer la sur-qualité pas valorisable ; faire appel à une société externe pour améliorer ses conditions tarifaires, etc.

Faire appel à un tiers pour analyser ses coûts et proposer des alternatives

La puissance économique d’une PME seule est naturellement faible. Faire appel à un tiers est une alternative bénéfique et rentable. Il existe différents types de prestations adaptées à la taille de l’entreprise et faire appel à un prestataire externe est la solution pour optimiser ses achats de frais généraux. Elle permet d’engager immédiatement le plan d’optimisation et ainsi obtenir des résultats dès les premiers mois.

De plus, il est plus facile pour le gérant d’une PME de donner des moyens concrets à ses collaborateurs (aide d’un professionnel extérieur à l’entreprise) pour parvenir à réduire les coûts plutôt que leur demander d’ajouter à leurs tâches, celle d’analyser des factures en vue de leur optimisation. Solliciter A2E Consultants laisse la décision finale au niveau de l’entreprise mais transfère la charge de travail sur le cabinet extérieur.

A2E Consultants propose d’alléger vos frais généraux  

A2E Consultants est un cabinet spécialisé en réduction de coûts. A2E Consultants apporte ponctuellement, ou dans le cadre d’une mission d’accompagnement, une expertise et les moyens nécessaires à la mise en place d’un plan d’optimisation des frais généraux et intervient sur un public d’entreprises de taille moyennes ou importantes.
Ainsi, le pôle FRAIS GENERAUX du cabinet A2E Consultants composé de chefs de projet ayant tous une expérience d’anciens responsables ou de directeurs des achats, propose aux entreprises souhaitant réaliser des gains non négligeables, une méthodologie éprouvée reposant sur :

1. Une analyse détaillée de la totalité des postes « Fournisseurs » ;
2. Une liberté de décision sur la forme choisie pour réaliser ces économies ;
3. Un accompagnement dans la mise en œuvre (sans sortir de sa position de conseil et de négociateur pour compte) ;
4. Un contrôle trimestriel ou semestriel des prix facturés par les fournisseurs ;
5. Une demande des avoirs lorsque les factures ne sont pas conformes aux accords (pour les fournisseurs qu’elle a préconisés.)

Dépasser à chaque fois résultat moyen obtenu à ce jour

L’objectif A2E Consultants est d’atteindre et de dépasser ses résultats moyens, qui sont de :

• 15,4 % de gain sur les budgets étudiés
• Une moyenne de gain annuel de 74,5 K€ par audit

Véritable partenaire, les interventions sont fondées sur deux principes intangibles :

1.  La recherche de solutions adaptées spécifiquement à l’entreprise
2.  Une rémunération basée sur un pourcentage de la préconisation présentée. Elle figure dans le contrat. 

Un plan d’optimisation en 8 points :

1. Signature de la convention de mission ;
2. Définition du contour de la mission (domaine, cahier des charges, période d’étude, etc…) ;
3. Collecte des documents nécessaires à l’audit ;
4. Recherche de solutions et négociation avec les fournisseurs ;
5. Présentation du rapport d’audit ;
6. Assistance au déploiement ;
7. Facturation de nos honoraires contractuels ;
8. Suivi et contrôle des factures ;

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la mise en place d’une optimisation des frais généraux est une réelle opportunité pour faire des économies et augmenter son résultat. Au-delà de la dimension purement financière, renégocier ses accords entraîne généralement une amélioration des prestations et services. Mais le passage de l’analyse à la mise en pratique des décisions est un chemin semé d’embûches et pour lequel il vous faudra dominer la réticence au changement et faire preuve de détermination. Confier cette optimisation à un tiers comme A2E Consultants a du sens.