Simplifier le traitement administratif Dématérialiser, automatiser les factures

Une double expertise au service des projets de dématérialisation des factures fournisseurs : Ernst & Young et DIMO Gestion

Ernst & Young, cabinet d’Audit, Conseil, Droit et Finance et DIMO Gestion, intégrateur des solutions Basware, leader mondial des solutions d’automatisation des flux financiers, associent leur savoir-faire pour répondre conjointement à la préoccupation majeure des directions financières du moment : la dématérialisation des factures fournisseurs.
Ceci intéresee au plus haut point les responsables comptables et financiers.

«Réduire le coût moyen de traitement des factures fournisseurs, (coût variant de 15 à 30 € par facture), gagner en productivité en allégeant la lourdeur administrative, anticiper, contrôler et fiabiliser les processus de gestion sont les principaux bénéfices que nous garantissons à nos clients à l’issue d’un projet d’automatisation et de dématérialisation des factures fournisseurs» assure Christophe Rivayran, le responsable commercial DIMO Gestion de cette activité.
Les compétences de DIMO Gestion ne se résument pas uniquement à la fourniture de solutions logicielles BasWare. L’intégrateur intervient également dans les prestations d’analyse et de conduite au changement. Forte de 3 000 références clients et d’une expertise largement reconnue dans la gestion comptable et financière, DIMO Gestion est en mesure de
gérer toutes les problématiques de dématérialisation et d’optimisation des process comptables et financiers, des plus simples aux plus complexes.
Selon l’étude Ernst & Young « Le BFR, un réel enjeu pour l’entreprise : De l’émergence à la performance de la cash generation» menée en 2007 auprès de 180 entreprises, 67% d’entre elles ont ou vont mettre en oeuvre un projet de dématérialisation avec pour objectif principal
d’améliorer le Besoin en Fonds de Roulement. Les équipes multidisciplinaires d’Ernst & Young accompagnent les entreprises à chaque étape de leurs projets de dématérialisation des factures, prenant en compte les différentes composantes financières, juridiques, fiscales ou liées au système d’information. « Notre principale préoccupation est la performance financière des entreprises » explique Pascal Rhoumy, Associé responsable de l’activité Performance Financière en Rhône-Alpes.
« Un projet de dématérialisation des factures, au-delà des considérations économique et informatique, pose également des questions en terme d’organisation, d’optimisation des directions administrative et financière, de pilotage des coûts et d’amélioration de la productivité. »

Dématérialisation des factures chez GROSFILLEX

GROSFILLEX choisit DIMO Gestion pour dématérialiser et automatiser le traitement de ses factures fournisseurs. Partenaire des Directions Financières, coeur de cible clientèle historique, DIMO Gestion et Basware, leader mondial des solutions d’automatisation des flux financiers, annoncent la signature d’un projet commun : la dématérialisation des factures fournisseurs d’une marque de renom dans l’habitat et son environnement, GROSFILLEX.

Limonest, le 19 février 2008 – Simplifier le traitement des flux administratifs, s’affranchir des tâches à faible valeur ajoutée et rendre homogène les informations fournisseurs & budgétaires, tels sont les enjeux du projet de dématérialisation des 55 000 factures fournisseurs de
GROSFILLEX. Afin de les relever, ce groupe mondial spécialiste des techniques de transformation plastique vient de sélectionner en décembre 2007 la nouvelle offre de DIMO Gestion qui associe solution logicielle et prestations de services couvrant toutes les facettes de la Dématérialisation des Factures Fournisseurs. Eric LEJOSNE, Directeur des comptabilités et trésorerie au sein de GROSFILLEX, nous confie « Outre d’optimiser nos process de traitement et de gestion des factures fournisseurs, ce projet va au-delà en étant le fer de lance d’une transformation en profondeur de notre service comptabilité, de compilateur de chiffres divers à pourvoyeur d’informations budgétaires à valeur ajoutée. Ayant comme objectif d’automatiser le traitement de plus de 60% de nos 55 000
factures annuelles fin 2008, nous voyons la possibilité, au travers de l’offre DIMO Gestion, d’assurer une meilleure gouvernance économique de notre comptabilité. »

La problématique de GROSFILLEX : automatiser et harmoniser le flux des factures fournisseurs.

Afin de simplifier et d’automatiser ses flux administratifs, GROSFILLEX souhaite fin 2007 dématérialiser son important volume annuel de factures fournisseurs, soit 55 000 factures. Ce projet s’inscrit dans la démarche de la Direction Financière d’affranchir les collaborateurs de la comptabilité des tâches de saisie et d’enregistrement des factures fournisseurs afin qu’ils se concentrent sur des opérations à valeur ajoutée comme le contrôle
approfondi et l’apport d’informations. En effet, la société GROSFILLEX, structure décentralisée en plusieurs centres de profits, est confrontée à une gestion de flux administratifs hétérogènes qui nécessitent un lourd travail de ressaisie et de restitution des informations fournisseurs et budgétaires.
Dans ce contexte, la dématérialisation des factures fournisseurs prend toute sa dimension en terme de gain de productivité. En effet, elle offre la possibilité à GROSFILLEX d’automatiser les flux administratifs, de mettre en place des normes précises de traitement des factures fournisseurs et
de supprimer les pratiques déviantes (retraitement Excel). Ainsi, la dématérialisation des factures fournisseurs s’intègre dans une démarche globale de la direction financière de GROSFILLEX de bénéficier d’une meilleure visibilité des informations comptables et financières, et cela en
fonction des axes de management de l’entreprise. Eric LEJOSNE, nous confie « Idéalement, nous souhaitons arriver à une facture dématérialisée par commande afin de gérer au mieux nos flux administratifs et stopper l’inflation du nombre de factures papiers. »

Les raisons du choix de GROSFILLEX : l’approche « métier » de DIMO Gestion et la pertinence technologique de Basware

Le choix de GROSFILLEX s’est porté en décembre 2007 sur l’offre de DIMO Gestion qui présentait quatre atouts majeurs : une solution logicielle de dématérialisation la plus aboutie du marché (évolutivité, adaptabilité) ayant de réelles références, une grande exhaustivité fonctionnelle dont
une extension aux achats, une intégration aisée à l’ERP Movex V10 et une approche « services » alliant méthodologie et accompagnement. Olivier CANDELA, DSI de GROSFILLEX, nous déclare « D’autres facteurs ont motivé notre choix. Nous avions pu expérimenter sur le terrain le professionnalisme et les compétences de DIMO Gestion, qui a déployé de nombreuses solutions au sein de notre société comme XRT Trésorerie, AS Reflex… En outre, la société Basware, présente aux Etats-Unis, nous permettait de pouvoir envisager d’équiper à terme notre filiale américaine. Nous avions donc les deux partenaires adaptés à notre projet d’envergure de dématérialisation des factures fournisseurs.»

Les bénéfices attendus par GROFILLEX de l’offre DIMO Gestion

Le projet de dématérialisation des factures démarrera en avril 2008, à l’issue de la clôture des comptes, et devra être opérationnel au 1er septembre 2008.L’offre DIMO Gestion devrait garantir à GROSFILLEX un accès et un traitement plus rapide des informations, des process formalisés de contrôle & validation des factures fournisseurs et une réduction de coût de plus de 50% par facture. Les collaborateurs du service comptabilité verront, quant à eux, leur confort s’accroître, via
l’élimination du papier, et leurs tâches se modifier. Dégagés des contrôles légaux qui seront automatisés (TVA, prix unitaire…), ils pourront se concentrer sur l’analyse budgétaire, sur les anomalies de la chaîne de traitement et mettre en place des actions préventives ou proactives. Eric
LEJOSNE, Directeur des Comptabilités et Trésorerie de GROSFILLEX, conclut « Ce projet de dématérialisation des factures fournisseurs devra faire évoluer profondément les pratiques de notre service comptabilité, qui aura un impact plus important dans les opérations amont de contrôle. Enfin,
il devrait oeuvrer à nous faire entrer dans un cercle vertueux d’une meilleure gouvernance économique de la comptabilité. »