Le RAF à temps partagé, ou comment externaliser ses tâches administratives et financières

Préparez vos périodes de pré-bilan avec efficacité grâce au RAF externalisé

Quand vient la période s’échelonnant de février à mars, il n’est pas rare de se voir submerger par l’administratif. En effet, l’arrivée du printemps est synonyme de finalisation du bilan… et donc de discussions comptables ! Votre service de comptabilité va avoir besoin d’un ensemble de documents spécifiques pour préparer cette étape des plus importantes. Il sera ainsi en mesure de s’assurer de la bonne gestion de votre entreprise, chiffres à l’appui.

Or, il n’est pas rare que, pris dans la conduite de vos affaires, vous n’ayez pas eu le temps de classer ces pièces en amont. Une myriade de documents peut alors être transmise quelque peu anarchiquement à votre comptable. Cela peut nuire à une gestion efficace de cette période clé.

Dans ce contexte, HC Partenaire se révélera être un précieux atout. En effet, votre secrétaire indépendante se chargera de rassembler, mettre en forme et télétransmettre tous les documents dont votre comptabilité pourrait avoir besoin. Il peut notamment s’agir de vos :

• Factures clients et fournisseurs
• Commandes
• Versements de salaires
• Relevé de comptes
• Contrats
• Eléments permettant une déclaration de TVA juste et conforme

Tous vos achats doivent en donner lieu à des justificatifs comptables prouvant qu’ils étaient bel et bien nécessaires pour votre entreprise. En cas de débordements, il est du devoir de votre comptable de vous alerter. De même, il s’assurera que les entrées et les sorties financières sont bien conformes et bénéficient d’une traçabilité. Enfin, les documents relatifs à la TVA devront être transmis correctement afin de vous éviter des régularisations trop importantes. Collaborer, en amont, avec HC Partenaire, vous permettra donc d’aborder cette période de pré-bilan avec sérénité et efficience.

Le Responsable Administratif et Financier (RAF) : votre allié comptabilité

Ce service externalisé basé à Lyon peut devenir un véritable partenaire administratif et financier de votre entreprise. Dans ce but, il cherche à établir une relation de confiance, porteuse et durable. De fait, ses services proposent deux points annuels avec votre service comptabilité dans le but de gérer plus efficacement votre année.

Une réunion de travail se tiendra donc chaque semestre. La première, fin juin, permettra de valider la collaboration menée sur les six premiers mois. La seconde, organisée courant novembre ou décembre, tendra à faire le point sur l’année écoulée et à préparer l’année suivante. Ainsi, en déléguant votre gestion administrative à HC Partenaire, vous vous assurez un suivi solide, au plus près de votre comptabilité. Cette secrétaire à distance vous permettra donc de mieux anticiper et piloter votre gestion.

Gérez votre bouclage administratif sereinement avant l’été en l’externalisant

Passé la période de pré-bilan, l’année continue à s’égrainer et les affaires s’enchaînent. Sans même que l’on puisse réellement s’en apercevoir, les jours s’allongent et le temps s’adoucit… L’heure de la coupure estivale avance à grand pas ! C’est alors que l’on se rend compte de toutes les tâches administratives à traiter avant les vacances pour partir l’esprit léger. Informations bancaires, pièces comptables et déclarations de TVA doivent être transmises en urgence au comptable. Cela permettra de ne pas subir de régularisations majeures, qui viendraient grever votre trésorerie. Une fois encore, HC Partenaire s’occupe de tout.

De même, l’entreprise lyonnaise assure un suivi permanent et minutieux de vos stocks. Votre secrétaire à distance tient en effet un tableau retraçant précisément les entrées et les sorties de votre entreprise. L’état des stocks et des amortissements sera également suivi de près. Elle sera donc en mesure de vous donner des indications précises sur l’état de vos marchandises avant les congés annuels.

Enfin, se chargeant des agendas et du suivi de vos chantiers, vous pourrez les piloter au mieux avant la coupure. Approvisionnement, bilan prévisionnel corrigé à mesure de l’avancement des travaux, gestion du personnel et des temps de présence des différents prestataires, elle vous seconde sur tout. Véritable couteau-suisse, votre secrétaire indépendante se révélera donc être un atout des plus précieux.

Votre RAF à distance vous épaule pour une bonne gestion de trésorerie

Outre la gestion des régularisations de TVA, votre secrétaire à distance est un allié de taille dans la bonne marche de votre trésorerie. En effet, elle offre une prestation complémentaire qui assure des relances régulières en cas d’impayés. Cela vous permet de vous décharger de la tâche, souvent ingrate, de la relance client. Ses réguliers rappels téléphoniques permettront, dans la majorité des cas, d’éviter une situation contentieuse. Parallèlement, elle s’occupe du suivi de paiement de vos fournisseurs. Ainsi, elle vous permet de tenir, sereinement, une trésorerie saine et porteuse pour votre entreprise.

Simplifiez-vous la rentrée en délégant vos tâches administratives à votre RAF externalisé

Les vacances touchent à leur fin et vous voilà plongé dans l’effervescence de la rentrée ! C’est probablement à cette période que les tâches administratives peuvent sembler les plus nombreuses et les plus ingérables. Vous devez en effet vous concentrer sur tout autre chose. Commerce, production, contrats, la période s’ouvrant fin Août est la dernière ligne droite avant la fin de l’année. Vous ne savez donc plus où donner de la tête et la gestion administrative passe bien souvent au second plan. Et pourtant, elle est, à cette période plus qu’à toute autre, des plus capitales.

En effet, la rentrée est également souvent propice aux nouvelles embauches. Le recrutement, les négociations salariales, l’établissement de nouveaux contrats de travail, sont particulièrement chronophages. De plus, ils requièrent une bonne visibilité de trésorerie afin de connaître, au mieux, ses marges de manœuvre. Une fois encore, les services d’HC Partenaire vous seront extrêmement utiles.

Grâce à une gestion à distance, traitée en amont et lissée sur l’ensemble de l’année, vous ne redouterez plus la rentrée. Le secrétariat externalisé vous épaulera dans la reprise de septembre et vous aidera à préparer la fin de l’année. Ses équipes qualifiées sauront vous accompagner, établissant les documents dont vous avez besoin. Grâce à l’anticipation, et surtout une gestion pérenne de votre administratif, vous ne serez plus en proie à l’intensité administrative incontrôlée.

Boostez vos activités et vos embauches avant la clôture de l’exercice

Le secrétariat externalisé basé à Lyon offre également des services d’administration du personnel. C’est là une véritable valeur ajoutée, afin d’aller toujours plus loin dans la relation qu’il tisse avec ses clients. Ses services assurent ainsi un suivi des fiches de paie, des variables, des congés payés et même des tickets restaurants.

En période d’embauche, mais également tout au long de l’année, vous pourrez ainsi déléguer la gestion administrative de vos salariés. Cela vous fera gagner en sérénité mais également en temps. Se présentant comme un interlocuteur unique et de confiance, HC Partenaire pourra optimiser grandem ent la gestion globale de votre entreprise. En délégant votre administratif, votre trésorerie mais aussi votre gestion du personnel, vous aurez toute latitude pour booster vos activités.

HC Partenaire, un service sur-mesure pour la gestion externalisée de vos tâches administratives et financières

Afin de vous accompagner au mieux, HC Partenaire n’utilise pas de logiciel de gestion électronique de documents (GED) particulier. Votre secrétaire indépendante s’adapte en effet à vos outils. Son but est de vous aider, et ce sans brusquer ni perturber vos modes naturels de fonctionnement en interne. Sa grande polyvalence lui permet de s’adapter à vos besoins et à vos process.

Ainsi, la première année de votre collaboration sera une année d’observation. Elle permettra aux services d’HC Partenaire de vous connaître finement et de vous comprendre au mieux. Dès la seconde année, l’entreprise vous proposera des optimisations. Elle établira une meilleure gestion de vos marges, de vos charges fixes et de celles liées à la production, re-facturables ou non. De fait, vous serez en mesure de mieux piloter votre trésorerie et votre gestion administrative sur le long terme.