L’approbation des comptes annuels : guide d’organisation – 2/3

Sommaire et accès rapide au dossier en 3 parties : 

Partie 1 

1. Qui approuve les comptes ?
2. La préparation du rapport de gestion
3. La convocation de l’assemblée

Partie 2

4. Le déroulement de la réunion
5. L’affectation des bénéfices
6. Les formalités de publicité auprès du tribunal de commerce

Partie 3

7. Combien coûte le dépôt des comptes annuels ?
8. Le refus d’approbation des comptes
9. Option de confidentialité des comptes annuels des micro-entreprises
10. Non-dépôt des comptes : quels sont les risques ?

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4. Le déroulement de la réunion

Dans les SA, l’AGOA ne peut valablement délibérer sur première convocation que si les actionnaires présents ou représentés possèdent au moins le quart des actions ayant droit de vote. Si le quorum n’est pas atteint, le conseil d’administration devra à nouveau convoquer l’assemblée générale dans les mêmes conditions. Mais alors, aucun quorum n’est requis. Dans les SARL, aucun quorum n’est exigé sur première convocation.

Lors de la réunion de l’AGOA, le conseil d’administration ou le gérant soumet son rapport ainsi que, le cas échéant, les rapports des commissaires aux comptes aux votes des associés ou des actionnaires. L’assemblée statue à la majorité des voix dont disposent les associés ou les actionnaires présents ou représentés. Pour le calcul de la majorité, il convient de tenir compte, s’il en existe, des suppressions ou limitations du droit de vote ainsi qu’éventuellement des droits de vote doubles.

L’AGOA délibère et statue sur les questions relatives aux comptes de l’exercice écoulé. Elle est souveraine pour approuver, modifier ou rejeter les comptes sociaux qui lui sont soumis, pour décider de l’affectation du résultat et déterminer, s’il y a lieu, le montant du dividende qui sera distribué aux associés ou aux actionnaires au vu de l’existence des sommes distribuables.

5. L’affectation des bénéfices

Une fraction du bénéfice doit obligatoirement être portée à un compte de réserve appelé « réserve légale », même si les associés ou actionnaires souhaitent en décider autrement. Cette dotation à la réserve légale doit représenter au minimum 5 % du bénéfice. Elle cesse d’être obligatoire lorsque la réserve atteint le dixième du capital social de la société. Mais il s’agit là de taux minimaux. Les statuts de la société peuvent très bien prévoir une dotation supérieure aux 5 % légaux et/ou un plafond supérieur à 10 % du capital social. Il conviendra qu’une vérification rigoureuse des stipulations statutaires soit menée à ce sujet.

En dehors de cette obligation, le reste du bénéfice peut être affecté à la réserve ordinaire, à l’absorption de pertes antérieures, au report à nouveau, à une réserve spéciale des plus-values à long terme ou, bien sûr, distribué en tout ou en partie sous forme de dividendes aux associés ou actionnaires. Le bénéfice peut aussi être distribué à d’autres ayants droit : gérants, porteurs de parts bénéficiaires, salariés, etc.

6. Les formalités de publicité auprès du tribunal de commerce

Dernière étape, il faut ensuite déposer un dossier au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de la société, et ce, dans le mois qui suit l’assemblée, soit au plus tard le 31 juillet pour un exercice clos le 31 décembre et une AGOA tenue le 30 juin. Lorsque ce dépôt s’effectue par voie électronique, ce délai est porté à deux mois.

Tous les documents doivent être fournis en deux exemplaires certifiés conformes par le gérant (pour les SARL) ou par le président du conseil d’administration ou le directeur général (pour les SA). Le dossier devra comprendre le bilan, le compte de résultats et son annexe, le rapport de gestion, la proposition d’affectation du résultat, la résolution d’affectation du résultat votée par l’assemblée générale ainsi que deux exemplaires originaux du rapport général du commissaire aux comptes s’il y a lieu.

Exception : les sociétés à associé unique (comme les EURL), n’ont plus à déposer de rapport de gestion.

Ce dépôt peut se faire de plusieurs manières :

• En se déplaçant au greffe du tribunal de commerce (entrée : 67 rue Servient – 69003 LYON. Ouverture du guichet au public : du lundi au jeudi de 9h00 à 17h00, le vendredi ainsi qu’au mois d’août de 9h00 à 16h00)
• Par courrier (adresse postale : Greffe du Tribunal de commerce de Lyon – Nouveau Palais de Justice – 44 rue de Bonnel – 69433 LYON cedex 03) en y joignant le prix du dépôt par chèque,
• Par internet, sur le site: https://comptesannuels.i-greffes.fr/index.php/

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Sophie BERLIOZ, +33 612 19 14 32
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Consultante Juridique – Enjeux & Solutions